Grupos de WhatsApp em condomínios: qual o papel do síndico?

Quantos moradores residem em um condomínio? Independentemente da quantidade, a comunicação é o fator-chave para que a população condominial conviva em harmonia. Pensando nisso, muitos síndicos resolveram criar grupos de WhatsApp em condomínios.

Mas, afinal, essa ferramenta é eficiente para o relacionamento dos moradores? Quais os problemas que podem ser solucionados através dela? São algumas perguntas a serem avaliadas ao tomarmos a decisão de criar os grupos. Afinal, serão nesses chats que várias pessoas vão se comunicar ao mesmo tempo.

Isso permitirá que pequenas questões sejam comunicadas rapidamente. Por exemplo, o fechamento antecipado de uma portaria. Assim, os moradores devem preparar com antecedência a mudança dessa rotina. O cunho do grupo deve ser, sempre, comunicar e integrar todos os moradores ao que está acontecendo no local onde eles vivem.

Será que esse tipo de interação virtual funciona? Como fazer o uso correto desse aplicativo de mensagens instantâneas? Neste artigo, abordaremos esses questionamentos. Acompanhe!

Qual a importância da comunicação em condomínios?

Sem sombra de dúvidas, um dos principais desafios de morar em um prédio ou condomínio horizontal é conviver, em espaços comuns, com pessoas diferentes de você e da sua família. Para isso, assim como qualquer relacionamento, o principal passo a ser tomado é otimizar a comunicação entre esses moradores.

Alinhar as informações e manter a boa convivência entre todos são elementos fundamentais para garantir a eficiência de muitos processos e relacionamentos. Isso evita que problemas venham a acontecer futuramente e, consequentemente, favorece a tranquilidade do espaço.

Para garantir tais resultados, devemos sempre procurar a melhor maneira de nos comunicar com esses moradores. Os meios usados devem ser de fácil acesso, livre para todos receberem o mesmo tipo de mensagem e, principalmente, com agilidade.

O Whatsapp é um ótimo exemplo: já são 127 milhões de usuários no nosso país. Todavia, é uma ferramenta eficiente para a comunicação, mesmo com todas as vantagens existentes, além da sua popular utilização?

Como os grupos de Whatsapp em condomínios facilitam a comunicação?

Durante décadas, algumas formas de comunicação tradicionais eram regra nos residenciais. Podemos citar os comunicados ou editais fixados em elevadores e áreas comuns, as circulares enviadas para a caixa de correspondência das unidades e o livro de sugestões. Todos esses recursos ainda são importantes e bastante utilizados.

Contudo, as novas tecnologias trouxeram ferramentas de interação que otimizam o diálogo, tornando-o mais prático. Uma delas é o WhatsApp. O sucesso é tão grande que, de acordo com o site de notícias G1, o número de usuários no mundo ultrapassa a marca de um bilhão.

A grande quantidade de gente nessa rede social favoreceu a criação de grupos temáticos. No caso dos condomínios, a ferramenta conecta toda a vizinhança e facilita a comunicação. Veja um exemplo prático de como o WhatsApp pode ser utilizado: o morador esqueceu o farol do carro ligado na garagem do condomínio. Por meio de uma mensagem, um condômino alerta a todos sobre isso. Com certeza, o dono do automóvel agradecerá o aviso.

Outra situação: ao chegar à rua do condomínio, um morador notou a presença de pessoas estranhas. Ao relatar isso no WhatsApp, alertou os condôminos, que avisaram também parentes, amigos e vizinhos. Podemos acrescentar, ainda, a rápida propagação de anúncios importantes, como a data das reuniões condominiais.

Algo que abre as linhas de comunicação são as próprias funcionalidades do aplicativo. Além das bem conhecidas mensagens, há também a postagem de imagens e descrições por meio da função “status”. Do mesmo modo, as transmissões permitem a conexão rápida com pessoas específicas do grupo.

Qual é a melhor maneira de gerenciar os grupos condominiais no Whatsapp?

Apesar de todas as vantagens, os grupos de WhatsApp em condomínios são, na verdade, um aglomerado de pessoas que precisam de um gerenciamento. Do contrário, o que seria para melhorar a comunicação pode resultar em uma enxurrada de desentendimentos, que distanciará os moradores. Como evitar isso? Vejamos algumas sugestões.

Elabore diretrizes de uso

Assim que o grupo for criado, o administrador, que pode ser o síndico, deverá postar as regras para a utilização desse canal interativo. Seria oportuno esclarecer logo o objetivo do grupo:

  • divulgação de comunicados;
  • alerta de ocorrências suspeitas;
  • avisos sobre problemas nas áreas do condomínio;
  • cronograma dos agendamentos das reservas de espaços comuns.

Em seguida, podem-se elencar as proibições e as penalidades em caso de desrespeito às diretrizes. Depois de expor todas essas informações, o administrador precisa ficar atento a qualquer mensagem enviada ao grupo — e agir rápido, na hipótese de postagens indevidas.

Para oficializar essas regras, o síndico deve apresentá-las durante uma assembleia condominial. Melhor seria se ocorresse no mesmo evento em que o uso do WhatsApp foi aprovado. Fazendo assim, ficará mais fácil que os participantes levem a sério as diretrizes, bem como a aplicação das penalidades.

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Restrinja os tipos de assuntos

Mesmo que seja permitida a discussão sobre assuntos condominiais, não é sábio dar liberdade total. Por exemplo, uma postagem sobre uma reforma que precisa ser feita na área comum pode se transformar em brigas condominiais entre condôminos e síndico.

Para evitar esse nível de comunicação, o administrador tem a autoridade de impedir discussões acaloradas. Antes que os participantes comecem a interagir dessa maneira, ele deve acalmar uma possível alteração de ânimos por dizer que o assunto será anexado à pauta da próxima reunião. Por outro lado, há assuntos que devem ser expressamente censurados, como:

  • fofocas;
  • política;
  • religião;
  • palavras discriminatórias;
  • termos pornográficos;
  • linguagem agressiva;
  • palavrões.

Utilize outros meios de aviso

Embora quase todos tenham um smartphone, alguns escolhem não instalar o WhatsApp. Há, ainda, aqueles que demoram a visualizar as mensagens e outros que não suportam fazer parte de grupos. Em vista disso, o aplicativo não deve ser a única forma de comunicação no condomínio.

As já citadas formas tradicionais (murais, editais, circulares etc.) devem continuar a ser utilizadas — em especial, para a divulgação de comunicados importantes. Afinal, é muito fácil perder mensagens no WhatsApp ou misturar várias conversas ao mesmo tempo, resultando em um alcance limitado da informação.

Se para muitos a preferência é pelos recursos virtuais, os síndicos devem optar pelos e-mails a fim de transmitir avisos importantes, pois têm uma segurança maior de armazenamento. Além disso, a prática favorece a entrega individualizada e permite a confirmação de entrega.

Pense em criar outro grupo

Existem assuntos que não podem ser levados para todos os condôminos. Não que sejam confidenciais, mas é uma atitude contraprodutiva. Como assim? Imagine um síndico levando um tema que pode ser discutido com dois conselheiros para a apreciação de todos os moradores. Por exemplo:

É claro que os valores gastos com esses serviços precisam ser apresentados para todos os moradores. Porém, solicitar opiniões sobre os assuntos alistados só atrasará os processos. Sendo assim, um grupo restrito pode ser criado tendo apenas o síndico e os conselheiros do condomínio como integrantes. Isso otimizará as decisões.

Evite visualizar e não responder

Normalmente, as mensagens são direcionadas ao síndico ou administrador do grupo. Talvez sejam dúvidas, reclamações ou sugestões a respeito de um aspecto do condomínio. Por mais cansativo que possa parecer, é preciso ficar atento às mensagens e respondê-las quando necessário. Do contrário, a falta credibilidade do grupo acabará resultando na saída de muitos participantes.

Contudo, algumas postagens pedem uma resposta privada. Nesse caso, o administrador sinalizará no grupo que tratará do assunto diretamente com quem enviou a mensagem. Dessa forma, evita-se a impressão de que houve falta de interesse.

Quais são os riscos com o Grupos de Whatsapp em condomínios?

Apesar das facilidades existentes, precisamos entender que existem alguns pontos negativos que devem ser avaliados antes de criar os grupos de Whatsapp em condomínios. Para facilitar sua visualização de quais são os possíveis problemas a serem gerados, listamos alguns deles e quais são os impactos para a administração desses lugares.

Perder o foco

Como já adiantamos, o Whatsapp é uma ferramenta muito popular. É praticamente impossível algum usuário de smartphone não ter o aplicativo instalado em seu aparelho. Em decorrência disso, os grupos correm o risco de perder o foco do seu propósito principal: comunicação entre os condôminos.

Em meio a tantos usuários, diversos assuntos podem surgir, principalmente se for um condomínio grande e com amplo número de moradores. O responsável pelo grupo deve garantir que todos ali presentes se envolvam apenas no objetivo principal e orientá-los, caso seja necessário, a discutir sobre algum outro tema que não seja pertinente em seus próprios grupos ou, até mesmo, que conversem pessoalmente.

Conversas desnecessárias no grupo

Ainda em decorrência da perda do foco, mesmo com direcionamento repassado, alguns moradores que participam dos grupos podem gerar assuntos desnecessários, principalmente criados a partir dos famosos memes, figurinhas e correntes, que são fortes características desse canal.

Apesar de parecerem inocentes, muitos desses conteúdos alimentam o clima de descontração, o que pode ser prejudicial para um grupo que deseja comunicar os moradores dos assuntos importantes para eles.

Mensagens importantes despercebidas

Como o principal intuito de criar o grupo é comunicar os moradores sobre temas inerentes a todos, tais mensagens podem passar despercebidas. Primeiro, pelo fato de ocorrer conversas paralelas. Segundo, os usuários do Whatsapp participam de muitos grupos e nem sempre têm a cultura de ler todo o conteúdo ali presente, o que impacta negativamente o objetivo principal.

Não existem dois residenciais com necessidades e realidades exatamente iguais. Por isso, cada síndico deve avaliar se a criação de um grupo no WhatsApp seria realmente uma boa opção. Afinal, alguns condomínios têm uma boa rede de comunicação, sem a necessidade dessa tecnologia. Outros, se adaptaram bem aos grupos de mensagens instantâneas. Então, cabe analisar com cuidado a adoção ou não dessa estratégia.

Você ainda acha que o Whatsapp pode ser uma ferramenta benéfica para a sua administração? Quer conhecer o que usar para se comunicar com os moradores de forma eficiente? Então, aproveite e entre contato conosco!

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