Grupos de WhatsApp em condomínios: qual o papel do síndico?

Quantos moradores residem em um condomínio? Embora o número possa variar, existem residenciais que abrigam mais de três mil pessoas. Muitas cidades brasileiras têm a mesma quantidade de habitantes. Porém, a comunicação é o fator chave para que a população condominial conviva em harmonia. Pensando nisso, muitos síndicos resolveram criar grupos de WhatsApp em condomínios.

Será que esse tipo de interação virtual funciona? Como fazer o uso correto desse aplicativo de mensagens instantâneas? Neste artigo abordaremos esses questionamentos. Acompanhe!

Como os grupos de WhatsApp em condomínios facilitam a comunicação?

Durante décadas, algumas formas de comunicação tradicionais eram regra nos residenciais. Podemos citar os comunicados ou editais fixados em elevadores e áreas comuns, as circulares enviadas para a caixa de correspondência das unidades e o livro de sugestões. Todos esses recursos, no entanto, ainda são importantes e bastante utilizados.

Contudo, as novas tecnologias trouxeram ferramentas de interação que otimizam o diálogo, tornando-o mais prático. Uma delas é o WhatsApp. O sucesso é tão grande que, de acordo com o site de notícias G1, o número de usuários no mundo ultrapassa a marca de um bilhão. Sendo assim, acessar esse aplicativo pode, por exemplo, ser comparado ao ato de entrar em uma estação de metrô lotada de pessoas.

A grande quantidade de gente nessa rede social favoreceu a criação de grupos temáticos. No caso dos condomínios, a ferramenta conecta toda a vizinhança e facilita a comunicação. Veja um exemplo prático de como o WhatsApp pode ser utilizado: o morador esqueceu o farol do carro ligado na garagem. Por meio de uma mensagem, um condômino alerta a todos sobre isso. Com certeza, o dono do automóvel agradecerá o aviso.

Outra situação: ao chegar à rua do condomínio, um morador notou a presença de pessoas estranhas. Ao relatar isso no WhatsApp, alertou os condôminos, que avisaram também aos parentes, amigos e vizinhos. Podemos acrescentar ainda a rápida propagação de anúncios importantes como a data das reuniões condominiais.

Algo que abre as linhas de comunicação são as próprias funcionalidades do aplicativo. Além das bem conhecidas mensagens, há também a postagem de imagens e descrições por meio da função “status”. Do mesmo modo, as transmissões permitem a conexão rápida com pessoas específicas do grupo.

Qual é a melhor maneira de gerenciar os grupos?

Apesar de todas as vantagens, os grupos de WhatsApp em condomínios são, na verdade, um aglomerado de pessoas que precisam de um gerenciamento. Do contrário, o que seria para melhorar a comunicação resultará em uma “enxurrada” de desentendimentos que distanciará os moradores. Como evitar isso? Vejamos algumas sugestões.

Elabore diretrizes de uso

Assim que o grupo for criado, o administrador, que pode ser o síndico, deverá postar as regras para a utilização desse canal interativo. Seria oportuno esclarecer logo o objetivo do grupo:

  • divulgação de comunicados;
  • alerta de ocorrências suspeitas;
  • avisos sobre problemas nas áreas do condomínio;
  • cronograma dos agendamentos das reservas de espaços comuns.

Em seguida, podem-se elencar as proibições e as penalidades em caso de desrespeito às diretrizes. Depois de expor todas essas informações, o administrador precisa ficar atento a qualquer mensagem enviada ao grupo — e agir rápido na hipótese de postagens indevidas.

Para oficializar essas regras, o síndico deve apresentá-las durante uma assembleia condominial. Melhor seria se ocorresse no mesmo evento em que o uso do WhatsApp foi aprovado. Fazendo assim, ficará mais fácil que os participantes levem a sério as diretrizes, bem como a aplicação das penalidades.

Restrinja os tipos de assuntos

Mesmo que seja permitida a discussão sobre assuntos condominiais, não é sábio dar liberdade total. Por exemplo, uma postagem sobre uma reforma que precisa ser feita na área comum pode se transformar em “trocas de farpas” entre condôminos e síndico.

Para evitar esse nível de comunicação, o administrador tem a autoridade de impedir discussões acaloradas. Antes que os participantes comecem a interagir dessa maneira, ele deve acalmar uma possível alteração de ânimos por dizer que o assunto será anexado à pauta da próxima reunião. Por outro lado, há assuntos que devem ser expressamente censurados, como:

  • fofocas;
  • política;
  • religião;
  • palavras discriminatórias;
  • termos pornográficos;
  • linguagem agressiva;
  • palavrões.

Utilize outros meios de aviso

Embora quase todos tenham um smartphone, alguns escolhem não instalar o WhatsApp. Há ainda aqueles que demoram a visualizar as mensagens e outros que não suportam fazer parte de grupos. Em vista disso, o aplicativo não deve ser a única forma de comunicação no condomínio.

As já citadas formas tradicionais (murais, editais, circulares etc.) devem continuar a ser utilizadas — em especial para a divulgação de comunicados importantes. Afinal, é muito fácil perder mensagens no WhatsApp ou misturar várias conversas ao mesmo tempo, resultando em um alcance limitado da informação.

Se para muitos a preferência é pelos recursos virtuais, os síndicos devem optar pelos e-mails a fim de transmitir avisos importantes, pois têm uma segurança maior de armazenamento. Além disso, a prática favorece a entrega individualizada e permite a confirmação de entrega.

Pense em criar outro grupo

Existem assuntos que não podem ser levados para todos os condôminos. Não que sejam confidenciais, mas é uma atitude contraprodutiva. Como assim? Imagine um síndico levando um assunto que pode ser discutido com dois conselheiros para a apreciação de todos os moradores. Por exemplo:

É claro que os valores gastos com esses serviços precisam ser apresentados para todos os moradores. Porém, solicitar opiniões sobre os assuntos alistados só atrasará os processos. Sendo assim, um grupo restrito pode ser criado tendo apenas o síndico e os conselheiros do condomínio como integrantes. Isso otimizará as decisões.

Evite visualizar e não responder

Normalmente, as mensagens são direcionadas ao síndico ou administrador do grupo. Talvez sejam dúvidas, reclamações ou sugestões a respeito de um aspecto do condomínio. Por mais cansativo que possa parecer, é preciso ficar atento às mensagens e respondê-las quando necessário. Do contrário, a credibilidade do grupo acabará resultando na saída de muitos participantes.

Contudo, algumas postagens pedem uma resposta privada. Nesse caso, o administrador sinalizará no grupo que tratará do assunto diretamente com quem enviou a mensagem. Dessa forma, evita-se a impressão de que houve falta de interesse.

Não existem dois residenciais com necessidades e realidades exatamente iguais. Por isso, cada síndico deve avaliar se a criação de um grupo no WhatsApp seria realmente uma boa opção. Afinal, alguns condomínios têm uma boa rede de comunicação sem a necessidade dessa tecnologia, e outros se adaptaram bem aos grupos de mensagens instantâneas. Então, cabe analisar com cuidado a adoção ou não dessa estratégia.

O que achou do nosso artigo? Entendeu como o síndico pode gerenciar os grupos de WhatsApp em condomínios? Aproveite para conhecer mais 7 dicas para otimizar a administração de condomínios!

×

Hello!

Click one of our representatives below to chat on WhatsApp or send us an email to operacoes@groupsoftware.com.br

× Como posso te ajudar?
follow-up-imobiliariaobras-em-condominio