Última atualização: 26 de outubro de 2023
Quem trabalha com uma administradora de condomÃnios sabe que a gestão não é uma tarefa fácil. O trabalho exige muito cuidado e alguns conhecimentos especÃficos de gerenciamento. Sua administradora tem que: controlar e monitorar as situações do cotidiano de um prédio, realizar prestação de contas, relatórios, documentos, entre outros. É nesses momentos que um software para condomÃnio se torna essencial.
Esse tipo de sistema está se tornando cada vez mais requisitado e tem ganhado muito espaço entre as administradoras. Isso se deve ao fato de serem uma ferramenta de gestão extremamente necessária. Ela pode trazer diversos benefÃcios para o negócio.
Quer saber quais as vantagens de utilizar um software para condomÃnio? Confira a lista a seguir!
1. Melhora o controle financeiro
Com um software para gestão de condomÃnios, os processos financeiros são organizados de forma mais segura e simples. Com isso, o tempo destinado a essas importantes tarefas é reduzido. Isso porque você não vai precisar mais organizar documentos em papéis e pastas, uma vez que é feito tudo digitalmente.
Por meio desses sistemas, o sÃndico vai conseguir prestar as contas para os condôminos, publicar documentações e passar todas as informações financeiras de maneira muito mais eficiente. Você consegue também realizar previsões orçamentárias para os próximos meses e gerenciar todos os gastos diários da rotina do prédio.
As planilhas financeiras, que têm todas as entradas e saÃdas do condomÃnio, sejam para despesas fixas ou variáveis. Todas ficam registradas e guardadas nos sistemas. Sendo assim, tanto o sÃndico quanto os moradores terem acesso a esses dados. A gestão fica muito mais transparente, pois com o software da administradora realiza o envio de documentos, contas e comprovantes para o condomÃnio.
Os softwares também possibilitam uma organização maior para as compras. Isso porque vai ser registrado e controlado para que o sÃndico e os condôminos tenham ciência daquilo que foi gasto.
2. Armazena dados de maneira eficiente
Outro benefÃcio que o software traz é o armazenamento eficiente de dados do condomÃnio. Todos os processos que envolvem a gestão são controlados e monitorados pelo programa, sendo que nele ficam registrados os documentos e informações, como históricos, atas das assembleias condominiais, relatórios sobre os serviços, visão sobre o funcionamento das instalações e dos equipamentos e até mesmo as plantas dos apartamentos e convenção de condomÃnio.
É possÃvel também fazer um cadastro de fornecedores em que as informações de contato e observações sobre os serviços prestados para o condomÃnio ficam guardados no programa, o que ajuda bastante na organização do sÃndico. Todos os dados são registrados de forma clara e precisa, inclusive com gráficos, para facilitar cada vez mais o serviço.
O software também conta com um armazenamento na nuvem para que a administradora e o condomÃnio não percam nenhuma informação, caso dê algum problema na ferramenta. Esse recurso também contribui para criação de documentos e até mesmo compartilhamento.
3. Traz agilidade na tomada de decisões
Por meio de um software de gestão, a administradora terá um maior controle sobre tudo aquilo que o condomÃnio precisa. Dessa forma, fica muito mais fácil tomar as decisões necessárias para melhorias no prédio. É uma estratégia muito boa. Por exemplo, quando surgir alguma reforma ou manutenção necessária, você consegue se informar sobre o caixa disponÃvel e o orçamento para os próximos meses. Isso possibilita decidir se será ou não possÃvel realizar esse serviço.
Pela transparência que o programa proporciona entre a administradora e o condomÃnio, o gestor não vai receber tantos questionamentos a respeito das decisões. Afinal, os moradores terão mais confiança naquilo que ele está fazendo. Eles terão acesso a todas as informações. Então, de certa forma, fica muito mais fácil a tomada de decisões.
4. Reduz o tempo gasto em tarefas
Por meio de softwares online, o serviço de gestão fica muito mais fácil, resultando em economia de tempo para as administradoras. Atividades como: convocação para assembleias, prestação de contas, agendamento de reuniões, contratação de serviços terceirizados, entre outras, podem ser realizadas de maneira muito mais ágil e prática.
O gasto com papel e tarefas manuais também reduz muito, pois o que antes era feito manualmente e com muita papelada agora é inserido digitalmente no sistema online. Isso beneficia não só o bolso como a organização, uma vez que essas papeladas tomavam muito espaço e, agora, podem ficar guardadas no software.
5. Facilita a comunicação
Outra vantagem de um software de condomÃnio é a comunicação. Isso porque, por meio da ferramenta, a qualquer hora e em qualquer lugar os sÃndicos e condôminos têm acesso à administradora e à s informações do prédio. Isso torna a comunicação muito mais fluida e sem restrições, já que não há a necessidade de esperar para ligar apenas no horário do expediente.
Essa comunicação mais facilitada é uma vantagem porque evita conflitos, reclamações e desentendimentos desnecessários, visto que os condôminos ficam muito mais informados sobre tudo o que acontece na gestão do condomÃnio. Esse canal de comunicação também permite que sejam feitas sugestões e feedbacks para otimizar cada vez mais o serviço.
Por fim, vale destacar alguns de nossos serviços. A Group Software é uma empresa especializada no mercado de gestão e atua amplamente em todo o paÃs. Nós oferecemos sistemas completos de gerenciamento que vão atender a todas as necessidades do seu negócio.
Os programas incluem monitoramento das folhas de pagamento, contabilidade, compras, BI, CRM, entre outras dezenas de modelos e relatórios gerenciais. É muito importante contar com esse tipo de recurso para que seu serviço seja mais eficiente e transparente. Nosso produto principal é o CondomÃnio21, que é um programa voltado para gestão financeira de condomÃnios, deixando todas as tarefas automatizadas e de fácil execução.
E aÃ? O que achou do nosso conteúdo? Gostou de aprender um pouco mais sobre como funciona um software para condomÃnio e todos os seus benefÃcios? Gostaria de ver mais assuntos como este? Então veja aqui nosso guia sobre sistemas de administração de condomÃnios! Até mais!