Agilidade: ganhe tempo de trabalho usando software para condomínio

Você já utiliza um software para condomínio? Se sim, acha que o sistema realmente otimiza sua gestão?  

Na rotina das administradoras, a realização de tarefas repetitivas e manuais é mais frequente do que se imagina.

Apesar de maçantes, são atividades indispensáveis (e principalmente relacionadas às finanças): faturamento, previsão orçamentária, contas a receber, contas a pagar, cobranças e prestação de contas são apenas alguns exemplos.

Se você ou um funcionário cumpre todas essas rotinas manualmente, certamente a administradora está lidando com um cenário de prejuízo de tempo (e de dinheiro!). Uma equipe que gasta horas e horas (talvez dias) gerando um relatório de inadimplência, por exemplo, poderia estar investindo sua carga horária e seus esforços em tarefas muito mais estratégicas e relevantes para a administradora.

É aí que a tecnologia pode entrar em cena para assegurar muito mais agilidade (e precisão) ao substituir o trabalho manual – sem perder a qualidade. A seguir, saiba mais sobre como adotar um bom software para condomínio pode revolucionar sua vida profissional!

Poupando tempo e dinheiro: com quais tarefas um software para condomínio pode me ajudar?

Muitas rotinas contábeis e repetitivas do dia a dia da administração de condomínios podem ser automatizadas, de forma inteligente, com a adoção de tecnologia especializada.

Em poucas palavras, um software para condomínio tem como principal objetivo apoiar as rotinas administrativas e financeiras, fazendo com que os processos sejam mais eficientes e aumentando (muito) a produtividade da administradora.

Vale lembrar que o tempo não é o único recurso que pode ser poupado com um sistema eficiente: com a automatização, as falhas também são reduzidas e o retrabalho é evitado.

Confira algumas das principais tarefas que podem ser agilizadas com o apoio da tecnologia:

Controle de custos

As funções de um sistema condominial vão muito além da gestão de receitas. Esses softwares oferecem, por exemplo, o controle de impostos como GPS e DARF. Dessa forma, torna-se possível lançar notas e retenções em uma plataforma centralizada, transformando tarefas que poderiam ser complexas em tarefas simples.

Facilidade na emissão de 2ª via de boletos

Quem é administrador, sabe: o retrabalho relativo à emissão de segunda via de boletos exige muito tempo da equipe. Uma das possibilidades mais interessantes de um sistema condominial é automatizar essa segunda emissão, que pode ser realizada pelos próprios condôminos.

No caso do Condomínio21, registramos uma diminuição de até 90% dessas solicitações de 2ª via, automatizando o processo de envios de boletos de cobrança.

Contas a pagar

Acredite: muito de tempo livre é conquistado com a automatização das contas a pagar. Com um sistema eficaz de gestão, a administradora consegue fazer o controle e lançamento automático de despesas regulares; emitir DARFs, GPS, DIRF e informe de rendimentos; controlar e imprimir cheques; fazer a baixa automática de cheques compensados; programar pagamentos e fazer o lançamento individual de despesas com retenção automática de impostos.

Contas a receber

As contas a receber também são uma parcela importante da rotina administrativa (que pode e deve ser otimizada). Dentre os recursos mais destacados de um bom sistema de gestão condominial, podemos citar:

  • Cálculo automático, com correções, para pagamentos antecipados e em atraso;
  • Baixa automática de boletos com alerta de pagamento em duplicidade;
  • Controle de cobrança de taxas.

Processos de cobrança

Um software para gerenciamento de condomínios permite, dentre outras funções:

  • Acessar o histórico de inadimplência;
  • Criação de diversos modelos de carta de cobrança;
  • Emissão (1ª e 2ª vias) de variados modelos de boleto;
  • Emissão de recibo de pagamento;
  • Sistema de aviso de inadimplência para os condôminos (individual);
  • Envio de e-mails para vários tipos de comunicado.

Análise: geração de relatórios

Se monitorar os indicadores de desempenho e o balanço de entradas e saídas da administradora é tão importante, esse controle muitas vezes é negligenciado com a correria e o acúmulo de trabalho do dia a dia.

Nesse sentido, a adoção de um software para condomínio também pode se provar bastante vantajosa: a ferramenta, afinal, possibilita centralizar todas as informações em um único local, o que simplifica em grande nível a geração de relatórios.

A partir do Condomínio21, por exemplo, o gestor pode gerar relatórios detalhados com apenas alguns cliques para obter uma relação minuciosa de dados, com filtros selecionados.

Previsão orçamentária

Para um processo bem-sucedido de previsão orçamentária, um sistema pode oferecer o histórico de orçamento previsto e realizado ao longo dos meses, além de disponibilidade do histórico a partir de custos específicos.

Faturamento

Informações importantes relativas ao faturamento do condomínio podem ser centralizadas, organizadas e acessadas com facilidade com um software específico:

  • Resgate a receita dos meses anteriores;
  • Faça a especificação do rateio de contas entre condôminos;
  • Controle do consumo de água, gás, energia, com leituras individuais e coletivas;
  • Controle de contas parceladas.

Agilize sua rotina e ganhe tempo de trabalho com um software para condomínio!

A adoção de um sistema de gestão de condomínios é sinônimo de aumento na produtividade e muito mais controle dos processos administrativos. Conte com informações confiáveis e gere relatórios gráficos e de qualidade!

Com o Condomínio21, o sistema mais adaptável e completo do mercado, você consegue administrar condomínios de grande, médio ou pequeno porte. A estrutura modular totalmente integrada do software se adapta a cada necessidade, ampliando sua produtividade e minimizando significativamente os custos. Conheça e transforme sua administração!

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