Software de administração de condomínios: o que é e para que serve?

Realizar a administração de condomínios é uma tarefa complicada, que requer diversos conhecimentos de gestão, legislação e habilidade para lidar com clientes.

Este artigo abordará temas como o que é um software de administração de condomínios, quais as vantagens desse tipo de sistema e como ele pode ajudar uma administradora ou gestor independente. Acompanhe.

Software de gestão condominial: o que é?

Um software para gestão de condomínios, nada mais é, do que um programa que automatiza os processos morosos de uma administradora, com a finalidade de otimizar o trabalho dos funcionários e trazer mais agilidade na execução das atividades, que muitas vezes são feitas manualmente.

Esse software pode ser instalado em um computador ou até mesmo armazenado na nuvem. Ambas as formas do sistemas são extremamente eficientes, tendo como principal diferença a maneira com que os dados são armazenados, influenciando no acesso ao programa.

Para você entender melhor, quando o software de administradora de condomínios está no desktop, significa que a instalação do sistema está no seu computador, possibilitando que você veja todos os dados salvos naquela máquina. Já com o software na nuvem, você acessa o servidor através de um login próprio, independentemente da máquina em que você está conectado.

Quais as vantagens desse tipo de sistema?

Escolher um sistema de gestão de condomínios é um processo repleto de questionamentos importantes. Existem diversos fatores a que você deve prestar atenção e que trazem grandes vantagens para você.

Diminuição do tempo gasto no controle do condomínio

O dia a dia de um condomínio é muito corrido para um síndico ou uma administradora, sendo necessário controlar tudo o que se passa no prédio. O trabalho envolve desde gestão financeira até resolver conflitos entre os condôminos, realizar pagamentos de despesas e serviços, supervisionar os funcionários, entre outras funções.

Portanto, um software de gestão traria uma economia de tempo para o administrador de condomínios, já que muitas tarefas são feitas de forma mais rápida, e dessa forma acaba sobrando tempo para que a empresa consiga captar clientes, otimizar processos e reduzir os trabalhos manuais.

Realização de pagamentos e cobranças

Como o controle financeiro pode ser feito totalmente nessas plataformas, fica muito mais fácil realizar os pagamentos do condomínio. Alguns exemplos são salário dos funcionários, pagamento de serviços terceirizados, entre outras despesas. Cada transação será registrada, o que facilita bastante no monitoramento das entradas e saídas.

Emissão de segunda via do boleto

Essa ferramenta também ajuda os moradores, já que cada um pode ter acesso ao portal de gestão do condomínio e pode realizar a emissão de segunda via de boletos diretamente nas plataformas de administração do condomínio. O que também resulta em um menor número de funcionários para essa função. Já que os clientes conseguirão ter informações sobre os boletos através do sistema. Logo, a sua empresa economiza na mão-de-obra.

Comunicação interna

Esses softwares também ajudam bastante na comunicação interna mais eficiente, visto que isso às vezes acaba sendo um grande problema em um condomínio. Por meio dessa ferramenta, o síndico pode emitir comunicados, convocar assembleias e realizar enquetes a respeito de melhorias para o prédio.

Gestão financeira facilitada

Um software de gestão de condomínios pode ajudar bastante na hora da gestão financeira, pois é possível ter um controle maior sobre os valores que são pagos mensalmente pelos moradores, assim como as taxas extras que são recebidas pelo uso de espaços comuns, por exemplo.

É possível também realizar o pagamento de funcionários, prestadores e serviços dos condomínios, bem como o gerenciamento do fluxo de caixa. Ou seja, o síndico do prédio ou a administradora poderão controlar as entradas e saídas de dinheiro do condomínio ao longo do mês, organizando de forma muito mais facilitada as finanças do prédio.

Transparência na gestão

Com essa ferramenta, o síndico poderá executar suas funções de forma mais transparente, já que todas as ações relacionadas à administração do condomínio serão registradas.

Sendo assim, tanto os síndicos e a administradora quanto os moradores poderão ter acesso aos documentos do condomínio. A documentação disponibilizada será:

  • atas;
  • notas de serviço;
  • balancetes;
  • boletos;
  • gráficos, entre outros.

Essa vantagem facilita bastante no momento da prestação de contas que é realizada, geralmente, nas assembleias de condomínios.

Reserva de áreas comuns

Muitos condomínios dispõem de espaços de uso comum e áreas de lazer no prédio, como espaço gourmet com churrasqueira e salão de festas. Na maioria dos casos, o uso desse tipo de local deve ser reservado previamente pelos moradores. Quando não se tem essas reservas bem administradas pode acabar gerando disputas e conflitos entre os condôminos.

Utilizando um software de gestão é possível controlar melhor o calendário e realizar as reservas por meio de registro eletrônico, sem se prender a papéis ou caderno de reservas. Esse programas também facilitam o acesso do morador a essa agenda, para consultar a disponibilidade das áreas comuns.

A dica é analisar quais vantagens atenderão às demandas da sua empresa e tomar uma decisão baseada nessas informações.

Como essa solução pode auxiliar a administradora?

Implantar um sistema de gestão faz toda a diferença para uma administradora. Tarefas que tomavam muito tempo da equipe passam a ser automatizadas. Assim, erros e retrabalho diminuem e a produtividade aumenta.

Com os processos bem definidos e centralizados em uma ferramenta, é possível direcionar o esforço para as tarefas mais importantes. O sistema de gestão também oferece segurança para os dados do negócio e maior lucratividade.

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