Sistema para imobiliária: como acertar na hora de contratar?

Com tantas tarefas e responsabilidades, agilizar os processos e aumentar a eficiência  é um dos grandes desafios da gestão imobiliária.

Não por acaso, a tecnologia se tornou a mão direita de inúmeros gestores do segmento – principalmente na forma dos softwares de gestão.

Se essas ferramentas são tão vantajosas, pode ser uma tarefa complicada escolher o sistema para imobiliária ideal para o seu dia a dia.

Afinal, o que um software deve ter para atender às suas necessidades? Confira a seguir!

Como escolher o melhor sistema para imobiliária?

Realmente, esta não é uma pergunta facilmente respondida. É claro que cada imobiliária possui suas necessidades, demandas, problemas e objetivos específicos.

Para além disso, alguns critérios básicos também devem ser considerados na escolha do melhor ERP: o porte da imobiliária (existem sistemas que são voltados para negócios de menor porte, enquanto outros se voltam para empresas maiores), as necessidades da imobiliária e, é claro, o orçamento disponível.

Atender às demandas do dia a dia e caber nas finanças são pilares indispensáveis na seleção do sistema para imobiliária, mas outras funcionalidades e características também devem ser consideradas.

Prossiga a leitura e tome nota do checklist do software imobiliário ideal!

Checklist do software imobiliário ideal

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1. Informações centralizadas e tarefas otimizadas

Um dos requisitos indispensáveis de um bom sistema para imobiliária é centralizar todas as informações do negócio, facilitando o acesso a dados importantes, garantindo que nenhuma informação se perca e otimizando todos os processos do dia a dia.

Afinal de contas, tenha em mente que o objetivo central de todo ERP imobiliário é agilizar as rotinas de trabalho (sem perder a qualidade), aumentando a produtividade de toda a equipe.

Tarefas simples como a emissão de 2ª via de boletos podem exigir tempo e esforços impressionantes, o que demanda otimização e auxílio da tecnologia. Com a ferramenta certa, é possível reduzir até 70% dessas solicitações, reduzindo o volume de tempo/dinheiro gastos com atendimento.

Leia Mais: 6 indicadores de desempenho que você precisa acompanhar na sua imobiliária

2. Praticidade e usabilidade

Este é um critério básico, mas extremamente importante: cheque se o sistema possui uma navegação simples e intuitiva. A tecnologia, afinal de contas, deve ser uma grande aliada e não uma dificultadora das rotinas imobiliárias.

Quanto mais facilidade no acesso às informações e simplicidade na navegação pelas ferramentas, melhor!

3. Cadastro eficiente de imóveis e de clientes

Fazer um cadastro completo e eficiente é o primeiro passo para implementar com rotinas produtivas na imobiliária. Já que vai centralizar todas as informações, o software de gestão deve contar com um sistema eficaz de registro e organização dos dados.

Nesse sentido, observe se o sistema possui as seguintes opções:

  • Cadastro completo de pessoas, com opção de mais um endereço, contato e anexo;
  • Cadastro de imóveis por tipos e subtipos, com a inserção de fotos e vídeos;
  • Definição de grupo de acesso por usuário e filial;
  • Cadastro de contratos de locação vinculados aos imóveis (incluindo variáveis como dados de valor, período de locação, informação do locatário, lançamentos extras relativos ao contrato etc).
  • Controle de imóveis vagos e locados.

Só a partir de dados cadastrados e atualizados é possível automatizar tarefas e poupar horas de trabalho da sua equipe – por isso, fique atento à eficiência do cadastro!

4. Gestão completa e inteligente das finanças

Não tem como negar: a gestão eficiente das finanças é uma ferramenta-chave de todo ERP.

A gestão financeira imobiliária, com todas as suas particularidades e dificuldades, demanda um controle rigoroso e muito bem estruturado para dar resultados.

Dentre os recursos que fazem toda a diferença para a sua administração e que devem ser observados, podemos citar:

  • Emissão de boletos e remessas de cobrança, com envio automático para os bancos;
  • Cálculo completo do faturamento de locações (segmentado por mês ou pelo período desejado);
  • Controle eficaz de inadimplência (com geração de relatórios dos locatários inadimplentes para acompanhamento, além da possibilidade de criar uma carta de cobrança no sistema);
  • Baixa automática dos títulos recebidos de uma única vez, gerando produtividade para o usuário;
  • Imposto de Renda e DIMOB: confira se o sistema possui recursos para auxiliar no envio da DIMOB (Declaração de Informações sem Atividades Imobiliárias), que é anual, assim como no imposto de renda. As ferramentas podem gerar arquivo de texto para envio da DIMOB e gerar automaticamente o imposto de renda, por exemplo.

5. Gerenciamento da carteira de imóveis via internet

Todo bom sistema para imobiliária deve permitir que o usuário acompanhe, através da web, todo o “trajeto” que os imóveis percorrem na imobiliária, desde a etapa de cadastro até o fechamento da venda.

Esse gerenciamento online da carteira de imóveis é indispensável para otimizar a rotina de gestores e corretores.

É interessante que o software permita, inclusive, monitorar a divulgação dos imóveis nos principais portais do país, além de gerar roteiros de visita e propostas de venda e locação.

6. Acompanhamento das negociações com clientes potenciais em tempo real

Com informações centralizadas e muito mais acessíveis, é importante que o sistema imobiliário contratado possibilite que gestores e corretores visualizem toda a jornada de atendimento do cliente que deseja comprar um imóvel, destacando se ele já teve algum imóvel na imobiliária.

Dessa maneira, a imobiliária será capaz de atender de forma muito mais eficiente e personalizada, aumentando as chances de fechar novos contratos.

Alguns sistemas, inclusive, permitem criar perfis dos imóveis, verificando a compatibilidade entre o que é buscado e o que é ofertado.

7. Suporte técnico

Por fim, vale mencionar a importância do suporte técnico oferecido com a contratação do software imobiliário.

Verifique se a empresa em questão oferece apoio especializado e de qualidade para assessorar questões de implementação, manutenção e dúvidas de uso e configuração gerais.

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