Sistema para condomínio: o que é e para que serve?

Realizar a administração de condomínios é uma tarefa complicada, que requer diversos conhecimentos de gestão, legislação e habilidades para lidar com clientes.

Pensando nisso, ao longo deste artigo será abordado o que é um sistema para condomínios online, quais as vantagens desse tipo de software e como ele pode ajudar uma administradora ou gestor(a) independente. 

Sistema para condomínio: o que é?

Um sistema ou, também chamado de software para administradoras de condomínios, nada mais é, do que um programa que automatiza os processos morosos de uma administradora, com a finalidade de otimizar o trabalho dos funcionários e trazer mais agilidade na execução das atividades, que muitas vezes são feitas manualmente.

Além disso, um software pode ser instalado em um computador ou, no caso de um sistema online, pode ser armazenado na nuvem. Ambas as formas do sistemas são extremamente eficientes, tendo como principal diferença a maneira com que os dados são armazenados, influenciando no acesso ao programa.

Sendo assim, um sistema em nuvem, acaba sendo uma opção mais atraente. Isso porque, a flexibilidade de acesso que um sistema online de gestão de condomínios oferece é extremamente vantajoso. Ao ser capaz de assumir controle da gestão de sua administradora a partir de qualquer dispositivo conectado à internet fará com que barreiras físicas não sejam um empecilho.

Quais as vantagens desse tipo de sistema online?

Escolher um sistema para condomínios é um processo repleto de questionamentos importantes. Existem diversos fatores a que você deve prestar atenção e que trazem grandes vantagens competitivas para sua administradora.

Diminuição do tempo gasto no controle do condomínio

O dia a dia de um condomínio é muito corrido para um síndico e/ou uma administradora, sendo necessário controlar tudo o que se passa no ambiente condominial. Esse trabalho envolve desde gestão financeira até resolver conflitos entre os condôminos, realizar pagamentos de despesas e serviços, supervisionar os funcionários, entre outras funções.

Pensando nisso, um software de gestão traz uma economia de tempo para o administrador de condomínios, resultando em uma maior eficiência operacional na administradora. Isso porque muitas tarefas são feitas de forma mais rápida, e dessa forma acaba sobrando tempo para que a empresa consiga captar clientes, otimizar processos e reduzir os trabalhos manuais.

Realização de pagamentos e cobranças

Como o controle financeiro da administradora pode ser totalmente feito nessas plataformas, fica muito mais fácil realizar os pagamentos do condomínio. Com isso em mente, alguns exemplos são os salários dos funcionários, pagamento de serviços terceirizados, entre outras despesas. Cada transação será registrada, o que facilita bastante no monitoramento das entradas e saídas.

Emissão de segunda via do boleto

Essa ferramenta também ajuda os moradores, já que cada um pode ter acesso ao portal de gestão do condomínio e pode realizar a emissão de segunda via de boletos diretamente nos sistemas de administração do condomínio.

Comunicação interna

Esse tipo de sistema para condomínio também ajuda bastante na comunicação interna mais eficiente, visto que isso às vezes acaba sendo um grande problema em um condomínio. 

Por meio de ferramentas como um aplicativo de comuniação, o síndico pode emitir comunicados, convocar assembleias e realizar enquetes a respeito de melhorias para o prédio.

Assembleias online

Você precisa de realizar uma assembléia online, mas não sabe qual plataforma usar? Ou sente que as plataformas que já tentou usar são ineficientes? Um sistema de gestão online pode lhe proporcionar uma solução.

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Isso mesmo, com um aplicativo de comunicação como o citado acima, realizar assembleias virtuais deixará de ser um problema.

Por lá, é possível marcar uma assembléia, realizar convites de participação para os condôminos, discutir pautas e até mesmo oferecer suporte para a realização de votos totalmente online.

Gestão financeira facilitada

Um sistema para condomínio pode ajudar bastante na hora do controle de finanças, pois é possível ter um controle maior sobre os valores que são pagos mensalmente pelos moradores, assim como as taxas extras que são recebidas pelo uso de espaços comuns, por exemplo.

Além disso, também é possível também realizar o pagamento de funcionários, prestadores e serviços dos condomínios, bem como o gerenciamento do fluxo de caixa. Ou seja, o síndico do prédio ou a administradora poderão controlar as entradas e saídas de dinheiro do condomínio ao longo do mês, organizando de forma muito mais facilitada as finanças do prédio.

Transparência na gestão

Uma responsabilidade de todo síndico, é ser o mais claro possível com seus condôminos. Com um sistema para condomínio, o síndico poderá executar funções, como a prestação de contas, de forma mais transparente, já que todas as ações relacionadas à administração do condomínio serão registradas.

Sendo assim, tanto os síndicos e administradora quanto os moradores poderão ter acesso aos documentos do condomínio de forma online. A documentação disponibilizada será:

  • atas;
  • notas de serviço;
  • balancetes;
  • boletos;
  • gráficos, entre outros.

Essa vantagem facilita bastante no momento da prestação de contas que é realizada, geralmente, nas assembleias de condomínios.

Reserva de áreas comuns

Muitos condomínios dispõem de espaços de uso comum e áreas de lazer no prédio, como espaço gourmet com churrasqueira e salão de festas. Na maioria dos casos, o uso das áreas comuns deve ser reservado previamente pelos moradores. Quando não se tem essas reservas bem administradas podem acabar acontecendo disputas e conflitos entre os condôminos.

Utilizando um software de gestão é possível controlar melhor o calendário e realizar as reservas por meio de registro eletrônico, sem se prender a papéis ou caderno de reservas. Esse programas também facilitam o acesso do morador a essa agenda, para consultar a disponibilidade das áreas comuns.

A dica é analisar quais vantagens atenderão às demandas da sua empresa e tomar uma decisão baseada nessas informações.

Como essa solução pode auxiliar a administradora?

Implantar um sistema online para administração de condomínios faz toda a diferença para uma administradora. Isso porque, tarefas que tomavam muito tempo da equipe passam a ser automatizadas. Dessa forma, erros e retrabalho diminuem e a produtividade aumenta.

Com os processos bem definidos e centralizados em uma ferramenta, é possível direcionar o esforço para as tarefas mais importantes. O sistema de gestão também oferece segurança para os dados do negócio e maior lucratividade.

 

Agora que você já está familiarizado com todas as vantagens de um bom sistema para condomínio, é preciso saber como avaliar o melhor produto para sua administradora. Pensando nisso, nós desenvolvemos um artigo completo explicando como escolher o melhor sistema para sua administradora. Para acessá-lo, basta clicar no banner abaixo.

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