Segurança em condomínio: 7 procedimentos para adotar na portaria

 

A portaria se destaca como um dos principais pontos de atenção para a segurança em condomínio.

O local, afinal de contas, é passagem de um grande fluxo diário de pessoas, incluindo funcionários, condôminos e outros.

Vale a pena acrescentar, inclusive, que a maior parte das entradas de pessoas não autorizadas em condomínios acontece pela portaria de pedestres. Esse fato reforça como a orientação adequada de porteiros e a criação de procedimentos de segurança são fundamentais para proteger a comunidade condominial.

Nesse contexto, é preciso que a administradoras e síndicos apostem na implementação e na fiscalização de práticas de segurança que reduzam a vulnerabilidade dos condomínios, observando regras para visitantes, entregas de encomendas/delivery, colaboradores e prestadores de serviço.

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7 procedimentos para instituir na portaria e aumentar a segurança em condomínio

Não definir regras para o funcionamento da portaria é certamente um tiro no pé para a segurança do condomínio. Não apenas os funcionários ficarão sem orientações para fazer seus trabalhos, como os moradores poderão interferir e prejudicar o funcionamento do ambiente.

Vale acrescentar que as normas devem ser incluídas no regimento interno ou na convenção condominial, esclarecendo o que é permitido e o que proibido no que se refere ao controle de entrada/saída de visitantes e outras questões importantes.

Confira 7 práticas para implementar na portaria:

1- Treinamento eficaz e assertivo dos funcionários

Treinamentos são indispensáveis para que os funcionários (especialmente os porteiros) estejam qualificados para o cargo e conheçam as regras de segurança (assim como toda a convenção do condomínio) em detalhes.

É interessante notar que a capacitação adequada do porteiro evita até mesmo desentendimentos, constrangimentos e brigas entre os condôminos, visto que profissionais que sabem como proceder em todos os tipos de situações conseguem solucionar impasses com mais facilidade e agilidade.

É importante que os treinamentos sejam baseados em situações do dia a dia, podendo ser realizados pelo próprio síndico, pela administradora ou mesmo por empresas terceirizadas do segmento.

Saiba Mais: Porteiro de condomínio: como garantir a qualidade do serviço?

2- Manter o manual de normas de segurança na portaria para consulta

Se elaborar as normas é fundamental, mantê-las disponíveis para a equipe é igualmente importante. O manual com as normas e procedimentos de segurança deve ser afixado na portaria para consulta. Dentre outras orientações, o documento deve conter:

  • Descrições dos profissionais da equipe com a descrição das responsabilidades e atribuições dos seus cargos, incluindo horários da prestação do seu serviço;
  • Controle de acesso na portaria;
  • Modo de utilização das tecnologias de segurança eventualmente presentes nos condomínios (como as câmeras para monitoramento);
  • Orientações para atender os disparos do alarme de segurança;
  • Orientações para agir em situações de emergência (quem acionar, quais são os contatos úteis, quais são os procedimentos indicados);
  • Números de contatos úteis para acionar profissionais (como delegacia, corpo de bombeiros e a empresa responsável pela manutenção dos elevadores).

3- Investimento em soluções e equipamentos de segurança

Garantir a segurança é justamente uma das principais (senão a principal) tarefa da portaria. Sem o apoio de soluções e dispositivos tecnológicos, o porteiro tem a eficácia do seu trabalho significativamente comprometida, por mais competente e bem treinado que seja o profissional.

Nesse sentido, negligenciar os investimentos em sistemas de vigilância pode custar caro. Se o porteiro pode dispor do monitoramento de câmeras, sistemas de identificação de acesso e softwares especializados que auxiliam o controle de entrada e saída da portaria, ele consegue desempenhar suas atribuições com muito mais qualidade.

Os gastos com esse tipo de ferramenta podem desagradar os condôminos em um primeiro momento, mas os benefícios de  um controle mais assertivo de segurança são inúmeros.

Há, inclusive, alguns investimentos que mesmo os condomínios de menor porte podem fazer (e que já trazem grandes resultados): boa iluminação das dependências do condomínio e câmeras de vigilância.

4- Cuidados com a estrutura física

Além dos aparatos tecnológicos, cuidados básicos com a infraestrutura da portaria são mais uma estratégia de precaução da qual não vale a pena abrir mão. Guarita 24hs (muitas ocorrências acontecem na madrugada) e cercas elétricas são exemplos nesse sentido.

Outro recurso indispensável é a instalação de um alarme sonoro na portaria, que acusa quando a porta fica aberta por mais tempo do que deveria (infelizmente esse descuido é comum entre moradores e visitantes).

5- Regras para delivery e entregas de encomendas

Para os casos de delivery e entregas de encomendas, o mais recomendado é instruir o porteiro a contatar o morador e solicitar sua presença na portaria. Caso o condômino não esteja presente, o ideal é que o porteiro receba e guarde a encomenda, para que depois ela possa ser entregue por um funcionário ou retirada pelo morador.

Como a ação pode representar muitos riscos para o condomínio, é essencial nunca permitir que o entregador leve a encomenda pessoalmente.

6- Regras para a entrada de visitantes

Esse é um tópico sensível nos condomínios, visto que pode gerar muito debate entre a gestão e os condôminos. Há, no entanto, algumas medidas essenciais de segurança que invariavelmente devem ser implementadas na portaria.

O recomendado é que, com a chegada do visitante, o porteiro acione o morador em questão para confirmar e autorizar a entrada da visita. Se ainda assim a situação parecer suspeita e houver dúvidas, deve-se solicitar que o morador desça para identificar o visitante, antes de permitir sua entrada.

7- Normas para o acesso de prestadores de serviços

Se o prestador de serviço for atender em algum dos apartamentos, o porteiro deve avisar o condômino, só liberando o acesso depois da autorização do morador. Ainda assim, é aconselhável pedir as credenciais (como crachá) do prestador e anotar seus dados pessoais.

Se o funcionário vier para prestar serviços ao condomínio, é o síndico ou zelador quem deverá autorizar sua entrada. Nessa situação, é igualmente importante que os dados sejam coletados.

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