5 dicas para tornar a reunião de condomínio mais eficiente

Baixa participação dos condôminos, longa duração, conflitos, falta de objetividade… esses são apenas alguns dos problemas típicos de uma reunião de condomínio. Se, por um lado, as assembleias são importantes para a tomada de decisões e o bom convívio geral, por outro é fácil cair em discussões intermináveis e nada produtivas.

Nesse cenário, a boa notícia é que é possível lançar mão de iniciativas práticas para tornar esses debates muito mais eficientes. Confira as dicas a seguir e contorne de vez o problema!

Como tornar a reunião de condomínio mais eficiente?

1- Aposte no planejamento: elaborando a pauta para a reunião

Se a ideia é otimizar o tempo e evitar “desvios de rota” improdutivos durante a assembleia, é imprescindível elaborar uma pauta. Registre, em ordem de prioridade, todos os tópicos que serão tratados na ocasião. A definição prévia dos assuntos mais urgentes permite guiar o encontro de forma prática e objetiva, sem grandes delongas.

Vale destacar que é importante que os condôminos tenham acesso à pauta para chegarem preparados para a discussão. Além dos temas de debate, divulgue também possíveis materiais relacionados (tais como uma relação de serviços a serem contratados, orçamentos, dentre outros).

Ao disponibilizar essas informações, o gestor não apenas garante que todos fiquem a par do tema do encontro, como também transmite a sensação de organização e cuidado.

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2- Utilize a tecnologia como aliada: convocando a reunião de condomínio

A falta de quórum mínimo nas assembleias é outro desafio frequente da gestão. Em muitas das vezes, a falta de interesse dos condôminos não é a única razão para o problema: falhas na interação e no envio de comunicados costumam colaborar para uma sala de reuniões vazia.

Nesse ponto, a tecnologia entra em cena como uma verdadeira aliada do gestor. Agilizando a divulgação, poupando recursos e aumentando as chances de entrega da mensagem, muitos sistemas de gestão condominial contam com recursos eficientes para melhorar a comunicação e automatizar o disparo de comunicados.

Além do e-mail e do clássico painel de avisos, é possível contar com o apoio de ferramentas inovadoras para convocar as assembleias e incrementar a interação entre síndico e moradores.

Lembre-se, ainda, de divulgar a reunião (assim como a pauta) com ao menos uma semana de antecedência. Cientes dos temas de debate e dos principais detalhes, os condôminos tendem a manifestar mais interesse em participar.

3- Defina uma mesa de mediadores: conduzindo a assembleia

Mesmo com todo o planejamento e uma definição adequada dos tópicos de discussão, é possível que os presentes se deixem levar pelo debate e levantem temas paralelos (como demandas pessoais) na assembleia. Interrupções contínuas na fala dos colegas também são comuns.

Visto que esse tipo de interferência quebra o ritmo do evento, tornando a reunião longa e cansativa, é importante definir uma mesa mediadora para conduzir o debate, mantendo-o fluido e objetivo.

A mesa mediadora nada mais é do que um grupo de pessoas escolhidas para guiar a assembleia. Em geral, é composta por um presidente e um secretário (responsável por tomar notas para a ata e auxiliar a condução quando preciso). Vale lembrar que nem sempre o síndico é quem atua como presidente – isso dependerá da convenção de cada condomínio/administradora.

Com a orientação dos mediadores, torna-se mais fácil manter o debate organizado, além de controlar possíveis conflitos e cronometrar o tempo, como veremos a seguir.

4- Tenha um sistema de controle de tempo: mantendo o foco na pauta

Para evitar que a assembleia se prolongue mais que o esperado, é fundamental controlar o tempo de fala de cada participante. A ação também colabora para evitar que temas avulsos tirem o foco principal da reunião, já que um tempo delimitado de fala reforça um debate mais objetivo e direto.

A duração aproximada do evento, assim como o tempo de fala de cada participante, pode ser acordada coletivamente antes do início da assembleia. Dessa forma, o presidente da mesa estará apto a intervir e fazer um alerta caso alguém esteja se alongando demais em sua consideração.

É papel da mesa mediadora, ainda, manter a assembleia “nos trilhos”. Se o debate dos presentes se desviar muito da pauta, é importante trazer as questões centrais à tona e retomar a pauta combinada.

5- Dê continuidade às questões discutidas: definindo a “pós-reunião”

Não, o trabalho não termina com a conclusão da assembleia! Embora pareça óbvio, é realmente essencial que as resoluções e demandas discutidas sejam trabalhadas e refletidas no dia a dia do condomínio.

No momento pós-reunião, o gestor também deve formalizar todos os pontos discutidos (juntamente com as decisões e encaminhamentos) na ata condominial ou em outro documento oficial. Esse registro, vale lembrar, deve ser divulgado para toda a comunidade envolvida.

E então, o que achou das nossas dicas? Com organização, planejamento e principalmente boa comunicação entre gestores e condôminos, reuniões produtivas e eficientes são uma realidade muito mais próxima do que você pode imaginar!

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