Como elaborar um relatório financeiro excelente?

Construir relatórios para prestação de contas de condomínios é fundamental para manter alinhada a comunicação com os clientes e para acompanhar a saúde financeira da administradora. Seja qual for a forma como a sua empresa trabalha, alguns cuidados são fundamentais.

Separamos algumas dicas preciosas para criar relatórios financeiros para condomínios com mais eficiência:

1. Centralize e uniformize as informações

Gerar relatórios pode se tornar uma tarefa quase impossível quando os dados necessários estão dispersas em planilhas e documentos diferentes. Por isso, o primeiro passo para otimizar a geração de relatórios financeiros é manter os dados sempre centralizados e registrados em categorias uniformes.

Assim, quando chegar a hora de montar balancetes ou painéis de inadimplência, por exemplo, a simples aplicação de filtros pode concluir em minutos uma tarefa que poderia levar horas.

Também é importante pensar que um relatório isolado não significa nada. Além de servir para a conferência de despesas e receitas, por exemplo, os relatórios também têm de ser comparáveis, para que análises posteriores indiquem possibilidades de melhoria. Mais uma vez, uniformizar o registro dos dados é fundamental.

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2. Simplifique a linguagem e crie hierarquias

Síndicos, integrantes do conselho e condôminos nem sempre são familiarizados com o vocabulário próprio da contabilidade. Evite usar termos muito técnicos e procure hierarquizar as informações – o que é mais relevante vem em evidência.

Lembre-se que os relatórios são uma forma de comunicação transparente com os clientes: informações confusas e mal amarradas podem ter o efeito contrário e levantar suspeitas desnecessárias.

3. Reduza possibilidade de erros

Informações equivocadas geram muita dor de cabeça, especialmente em áreas delicadas como a gestão financeira. Investir em soluções que reduzam a possibilidade de erros sem sobrecarregar a equipe pode ser a saída para que equívocos no cadastro ou saldos divergentes não passem batido.

As possibilidades de automatização são várias:

  • Ferramentas para conciliação bancária automatizada – que emitem alertas em caso de inconformidade;
  • Funções de controle da inadimplência, reunindo e calculando automaticamente informações como juros e honorários;
  • Baixa automática de títulos de cobrança, com conferência de valores de forma instantânea – títulos com pagamentos abaixo ou acima do valor não são contabilizados.
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