Rotina imobiliária: como aumentar sua produtividade

Entendemos que como administrador ou locador de imóveis, você enfrenta muitas dificuldades operacionais na sua rotina imobiliária. Para manter uma imobiliária organizada, várias tarefas devem ser executadas de forma recorrente e repetitiva, além de ser necessário investir um tempo considerável na realização de algumas delas devido a utilização de processos manuais. Esse fato é um grande empecilho para a produtividade do seu time, não é mesmo? Tratar de serviços manuais exige um alto contingente de funcionários e se os processos da sua empresa não forem estruturados podem gerar retrabalho.

Se você se identifica com o que foi dito acima, é provável que existam falhas estruturais no seu negócio. E por consequência de falhas como essas, você não só pode estar perdendo tempo, mas também dinheiro! Pensando nisso, abaixo vão alguns conselhos de como você pode otimizar a rotina de sua imobiliária.

 

Automação de boletos

Executar trabalhos repetitivos e burocráticos é frustrante, correto? Aquele pensamento de “poderia estar gastando meu tempo com algo que traria mais resultado” não sai de sua cabeça, não é? Pois bem…

Existem no mercado soluções não só para gerar boletos automaticamente, mas também para enviá-los de forma automática. Isso é possível graças a sistemas integrados com o PABX em que o envio ocorre logo após seu cliente fazer a solicitação via telefone. Essa facilitação contribuirá para garantir que o documento seja enviado com os dados corretos e no prazo desejado. Dessa forma, você será capaz de focar sua equipe em processos mais estratégicos, tornando o trabalho dentro de sua imobiliária mais eficiente.

 

Faturamento e cobrança inteligente

Acredito que para você, responsável por uma grande variedade de imóveis, o processo de faturamento e cobrança na rotina imobiliária seja uma dor de cabeça. Colocar em ordem as informações de todos aqueles clientes e imóveis acaba sendo uma tarefa repetitiva que gasta muito tempo e esforço. Mas calma, existem soluções que facilitam essa situação.

O processo de faturamento e cobrança inteligente é o que você procura, caso tenha se relacionado com esse contratempo!

Esse tipo de funcionalidade possibilita a você uma variedade de ofertas que tornarão os processos em sua empresa mais baratos e rápidos  de serem conduzidos. Além disso, essa automação atua com uma margem quase nula de erros, evitando assim qualquer movimento de retrabalho. Aqui vão algumas delas:

  • Geração de partilha em que se é associado vários proprietários a um único imóvel;
  • Envio de cobrança automático para alertar sobre boletos a vencer ou vencidos;
  • Lançamentos automáticos de receitas/despesas;
  • Reajuste automático de aluguel;
  • Controle de caixa e inadimplência com correção automática.

 

Relatórios gerenciais dinâmicos

A função de um relatório, como sabemos, é reunir um conjunto de informações e reportar resultados. Pensando nessa função, é preciso saber interpretá-lo de forma a perceber quais informações estão interligadas e como cada uma delas, como parte e como todo, influenciam no seu resultado. E por isso, quanto mais dinâmico seu relatório for, mais fácil será de interpretá-lo e por consequência, mais rápido seu trabalho poderá ser executado.

Um relatório dinâmico ideal deve ser capaz de apresentar o máximo de variáveis possíveis, além de interligar aquelas que se relacionam, como por exemplo:

  • Relatórios gerenciais com comissão do corretor, recebimentos por imóvel e posição financeira;
  • Recebimentos por imóvel e posição financeira;
  • Análise de faturamento;
  • Listagem de inadimplência e carta de cobrança;
  • Contratos e seguros a reajustar ou a vencer;
  • Programação de despesas por vencimento, histórico e outros.

 

Comunicação eficaz

A mão de obra para atendimentos físicos ou por telefone, é algo que ficou para trás! Hoje em dia existem inúmeras soluções para essa despesa, resultando assim em:

Para deixá-lo por dentro dessas soluções, vou lhe especificar as principais delas abaixo.

Primeiramente vamos falar sobre como tornar os celulares um grande aliado ao seu negócio. Uma função extremamente interessante para otimizar a produtividade da sua rotina imobiliária são as ligações inteligentes. Estas, por sua vez, são um sistema que identifica uma mensagem de texto e a converte em um áudio, a fim de que este seja enviado por meio de uma ligação. Para ajudar pessoas estão sempre na correria, essa ferramenta possibilita que ela receba uma notificação de pagamento pendente, evitando atraso. 

Em se tratando de comunicação por meio de celulares, não podemos deixar de fora o atendimento via WhatsApp, não é mesmo? Através dessa ferramenta, é possível fazer uma integração com seu sistema e assim enviar mensagens automáticas aos seus clientes. Como exemplo, podemos citar a criação de mensagens com lembrete de boletos em aberto ou vencidos.

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Além disso, não podemos deixar de falar de Inteligência Artificial. Essa tecnologia que veio para ficar possibilita um atendimento ao cliente 100% automático disponível durante as 24 horas do dia. Essa ferramenta oferece comodidade ao cliente e praticamente elimina a necessidade de investir em demais recursos para relacionamento.

 

CRM completo

CRM, do inglês Customer Relationship Management, é um sistema de informações presidenciável para quem deseja levar o atendimento ao cliente ao nível máximo. O objetivo dessa metodologia é coletar, armazenar e organizar dados do cliente, possibilitando uma leitura mais fácil de informações que tornará claro qual a melhor forma de chegar até seu cliente e como abordá-lo.

Com um CRM completo, o processo de aquisição e relacionamento com cliente será o mais eficiente possível. Isso só é possível porque esse sistema integra todas as fases da negociação com a sua clientela, desde o primeiro bate-papo até o relacionamento pós-compra.  

 

Divulgação de imóveis responsiva

Todos nós sabemos que para divulgar seu imóvel é preciso de um modelo de divulgação personalizável e que represente bem a sua identidade visual. Mas para fazer a melhor divulgação possível do seu imóvel, esta não pode ser a sua única preocupação. Existem outros dois fatores que devem ser implementados na sua rotina imobiliária ao divulgar um imóvel. 

O primeiro deles é associado a resultados e no caso, seria certificar-se que o modelo de divulgação utilizado seja responsivo. Mas o que é um modelo responsivo e como ele interfere nos seus resultados?

Pois bem, ser responsivo significa que o modelo usado é capaz de se adaptar tanto a sites em desktop ou notebook quanto em dispositivos mobile. Essa é uma medida que é avaliada pelo Google para ranquear o site de sua imobiliária. Portanto, ter um anúncio responsivo garantirá  que seu site esteja sempre em um dos primeiros resultados a serem mostrados na pesquisa de busca do usuário. A medida que essa tarefa for colocada em prática, o número de visitas à sua divulgação será maior.

O outro fator é não só associado a resultados, mas também a eficiência. No caso, estamos falando de uma função de integração que existem em alguns sistemas, capaz de se comunicar com os principais portais de divulgação de imóveis. Ou seja, é importante que você seja capaz de criar um modelo padronizado, responsivo e que suporte a divulgação em portais como OLX, Zap Imóveis, entre outros.

 

Como adotar essas práticas?

Você aprendeu quais são as melhores práticas, métodos e ferramentas a serem adotadas visando o aprimoramento da produtividade de sua imobiliária. Se você está se perguntando “mas onde eu as encontro e como implementá-las?”, não se preocupe que nós já pensamos nisso.

A maioria das ferramentas citadas acima podem ser encontradas em softwares de administração imobiliária. 

 

Pensando nisso, nós preparamos um material para servir de guia para analisar qual desses softwares pode ser o melhor para resolver seus problemas.

 

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