Processo automatizado de contas a pagar: como funciona?

Quem trabalha com contas a pagar sabe que algumas etapas do processo podem ser cansativas e repetitivas. E é justamente por isso que existem, no mercado, sistemas especializados capazes de automatizar tarefas mecânicas. Esses softwares são construídos para tornar todo o processo mais simples e eficiente para os administradores de condomínios.

As vantagens são significativas.

Em primeiro lugar, podemos citar a economia de tempo. Isso porque um processo que poderia tomar algumas horas da vida do profissional pode ser feito em segundos, com um único comando. Isso quer dizer ler as informações, digitar, conferir. Tendo em vista o volume de trabalho desse tipo de empresa, isso pode significar dias de trabalho poupados no fim do mês.

Além disso, a automatização garante a redução de erros e retrabalho. Sistemas tecnológicos são programados para detectar falhas, não permitindo que informações incorretas ou faltantes passem despercebidas. Isso poupa o profissional de, vez ou outra, ter que refazer um trabalho inteiro em virtude de um pequeno engano no início do processo.

Como é o processo automatizado de contas a pagar?

O processo começa com a leitura do código de barras do boleto – utilizando um aparelho próprio. Assim, as principais informações da cobrança são automaticamente inseridas em um software especializado.

Conta concessionária x Boleto comum

A chamada conta concessionária é aquela que, através do código de barras, permite cadastro da concessionária no sistema. Assim, quando o título é lido, o sistema é capaz de registrar o condomínio ao qual a conta se refere, assim como informações sobre fornecedor, classe de conta e valor. Já o código de barras de um boleto comum, normalmente, só é capaz de informar o valor da cobrança e a data de vencimento.

Borderô eletrônico

A partir daí o sistema pode gerar o chamado borderô eletrônico. Nos últimos tempos, o documento tem se tornado uma exigência dos bancos. O documento eletrônico substitui o malote. Ele contém a relação das contas a pagar, para quais fornecedores, valores. A partir do envio desse documento eletrônico, o banco se encarrega de tratar o arquivo e enviar de volta para a empresa o arquivo de retorno. Nele, estão relacionadas quais dessas cobranças foram pagas, quais ainda estão sendo processadas e aquelas em que o pagamento foi recusado – e o motivo do erro.

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