Como fazer um bom planejamento financeiro para condomínios?

Você sabia que a inadimplência em condomínios tem crescido no nosso país? De acordo com a Agência Brasil, só no estado de São Paulo, em um mês houve um aumento de 17% nas ações judiciais por falta de pagamento. Embora a situação seja realmente muito delicada, é possível evitar o acionamento da justiça com um bom controle de inadimplência em condomínios. Assim, investe-se em uma gestão preventiva.

Contudo, como realizar esse processo com eficiência? Que ações podem contribuir para a diminuição do número de condôminos endividados com o condomínio? Leia nosso artigo e descubra!

Por que é difícil conter a inadimplência?

Atualmente, as administradoras de condomínios e os síndicos pagam por uma postura cultural fortalecida pela lei durante décadas. A falta de controle financeiro levava alguns a pagar as contas que geravam encargos maiores, como as dos cartões de crédito, e deixar de lado as prestações condominiais.

O antigo Código de Processo Civil (CPC) protegia esse comportamento por dizer que a dívida condominial não era dotada de certeza, liquidez e exigibilidade. Por isso, se passavam anos até que o devedor fosse obrigado judicialmente a cumprir com seus deveres financeiros. No entanto, o novo CPC encurtou a distância até a fase executiva.

Agora, o artigo 784 do CPC elencou a conta do condomínio entre os títulos executivos extrajudiciais. Dessa forma, a dívida dispensa a demorada fase do conhecimento e avança direto para a executiva assim que a justiça é acionada.

De fato, muita coisa melhorou com a nova legislação. A inadimplência, porém, continua “assombrando” os condomínios e levando os gestores a terem dificuldades com os condôminos e com o orçamento da edificação. O que fazer? O segredo está no bom controle de inadimplência.

Como realizar um eficiente controle de inadimplência em condomínios?

Um condomínio com uma gestão organizada favorece a prevenção da alta taxa de condôminos em dívida com o rateio condominial. Para alcançar esse cenário, siga as dicas elencadas a seguir. Com certeza elas ajudarão a reduzir a inadimplência.

Use um sistema de gestão de condomínio

A complexidade atual da administração de um condomínio pede a implantação de um sistema inteligente de gestão. Com isso, muitas vantagens são adquiridas, como a melhoria na comunicação entre administradora, síndico e condôminos. Isso acontece porque uma notificação é gerada automaticamente quando uma prestação não é quitada.

Além de deixar o morador ciente da sua inadimplência, segundo o já citado artigo 784 do CPC, a notificação pode ser uma prova judicial contra o devedor. Outro benefício do sistema de gestão é a transparência na prestação de contas. Uma vez que todos os registros de pagamentos são armazenados, elimina-se a delicada situação “a sua palavra contra a minha”, que desgasta a relação entre gestor e morador.

 Aponte as regras

Especialmente nas assembleias gerais do condomínio, é essencial que as diretrizes sobre a inadimplência sejam esclarecidas. Por exemplo: o valor da multa por atraso fica em 2%, segundo as normas do CPC, mas os juros podem ultrapassar a faixa de 1% ao mês. Também é necessário explicar quando uma simples advertência passa a configurar uma notificação de multa.

Outro aspecto é o prazo de contestação. Todos têm o direito de defesa e no condomínio não é diferente. Por isso, indique as ações defensivas que precisam ser tomadas, como:

  • apresentação de provas;
  • declaração por escrito;
  • audiência perante o conselho ou a assembleia do condomínio.

Muito importante também é definir o período para que a falta de posicionamento do morador exija uma reclamação judicial, bem como as consequências vindas com esse recurso. Para que todos fiquem sabendo, é importante elaborar um guia rápido com as diretrizes e fixar nas áreas de grandes movimentações. O mesmo conteúdo pode ser enviado para os condôminos por e-mail ou mensagens instantâneas.

Quais os direitos e deveres do síndico ao lidar com a inadimplência?

É importante, nesse momento da inadimplência, entender quais são os direitos e deveres de um síndico, de modo a resolver toda essa questão de maneira adequada. As pessoas que lidam com a gestão de um condomínio devem saber controlar a inadimplência dos condôminos, para que no fim nem o prédio e nem o morador saiam com problemas.

Sendo assim, de acordo com a lei, esses são alguns procedimentos que o síndico pode realizar diante dessa situação.

A cobrança formal sobre uma inadimplência pode ser realizada a partir do 31° dia, porém, cada síndico utiliza de uma estratégia, podendo fazer uma cobrança amigável depois desse período e deixar a judicial para ser realizada após o 90° dia ou até mesmo o 120° dia. Os síndicos têm o direito de contar com o auxílio de empresas especializadas em cobranças, que atuarão com uma cobrança extrajudicial.

Com relação à cobrança, é dever do síndico cobrar o morador inadimplente — de acordo com o Art. 1348, VII, do Código Civil, considerando os termos acordados pela convenção condominial — visto que ele corre o risco de não conseguir arcar com outras despesas que também são muito importantes para o prédio, como a folha de pagamento dos funcionários e custos com manutenção do condomínio etc.

O que um síndico pode fazer?

  • dividir com os outros condôminos sobre o número de unidades inadimplentes e informar o valor total da dívida;
  • cobrar os inadimplentes de maneira amigável;
  • tentar combater a inadimplência, tendo um controle maior sobre os pagamentos;
  • conversar e tentar negociar com o morador inadimplente;
  • executar campanhas de conscientização junto aos condôminos, sobre a importância do pagamento da taxa para melhoria da qualidade de vida e custos do prédio;
  • contratar uma administradora para ajudar na gestão do condomínio, que tenha uma boa comunicação com os condôminos, realizando cobranças extrajudiciais com relação à taxa condominial.

O que um síndico não pode fazer?

  • realizar a cobrança da dívida de forma extensiva, ofensiva ou constrangedora para os condôminos inadimplentes;
  • expor o nome e número da unidade que está inadimplente para todos os condôminos em locais como quadros de avisos, elevadores, áreas de uso comum do prédio;
  • negociar oferecendo descontos como forma de fazer os condôminos pagarem a dívida;
  • negligenciar as dívidas, pois isso pode comprometer a situação financeira do condomínio;
  • deixar de prestar contas sobre a situação financeira do condomínio;
  • realizar cobranças antes do prazo estipulado pela lei para esse tipo de procedimento;
  • tratar de maneira diferente condôminos que estão na mesma situação de inadimplência;
  • não cortar a água ou gás, a não ser que a instalação seja individualizada.

Com relação a esse último tópico, o Código Civil prevê que é uma providência lícita e não viola nenhuma norma jurídica vigente, podendo então, o corte de água ou gás, ser realizado contra algum condômino inadimplente.

Contudo, essas ações devem ser previamente acordadas em assembleia, fazendo também um aviso prévio para o morador inadimplente, não se referindo exclusivamente aos débitos pretéritos e consolidados, sendo totalmente adequado o corte do fornecimento de água ou gás.

Como a tecnologia pode ajudar o síndico nessa tarefa?

Há tecnologias que ajudam no controle da inadimplência por meio de funcionalidades práticas, como é o caso do software Condomínio21. Essa ferramenta foi desenvolvida com a finalidade de administrar condomínios por meio:

  • da integração de processos;
  • da adaptabilidade às necessidades do empreendimento;
  • do aumento de produtividade da gestão;
  • da redução de custos.

Essa aplicação virtual é referência no mercado de administração de condomínios porque apresenta vários recursos, como:

  • a previsão orçamentária;
  • o faturamento;
  • as contas a receber;
  • a cobrança;
  • as contas a pagar;
  • a prestação de contas;
  • o fluxo de caixa;
  • os relatórios gerenciais.

Em especial, a funcionalidade “cobrança” é uma aliada para o controle da inadimplência. Para os que não quitaram as prestações, o software emite um boleto com um aviso individual que é enviado diretamente para o e-mail do morador. Além disso, a “visualização histórica” permite que os gestores tenham em mãos um relatório dos inadimplentes atuais e dos que já pagaram seus débitos.

O sistema também automatiza a geração de boletos com valores atualizados de acordo com a taxa de juros e cobranças de multas. Já a funcionalidade “prestação de contas” produz automaticamente relatórios que exibem a saúde financeira do condomínio. Esse é um bom documento para demonstrar o prejuízo causado pelos inadimplentes nas assembleias.

Como é possível negociar?

Muitas administradoras de condomínio têm um conciliador, que é um profissional que resolve conflitos internos. Dessa forma, fica mais fácil manter um tom amigável e respeitoso em uma reunião entre o inadimplente e o gestor do residencial. O objetivo é evitar que uma ação judicial seja iniciada, algo que consumiria tempo e recursos financeiros das partes envolvidas.

De acordo com o CPC, mais exatamente no artigo 165, o papel do mediador é sugerir soluções que beneficiem ambos os lados, sem intimidações. Pelo contrário: a audiência perante um conciliador destina-se à orientação e ao auxílio para a resolução da inadimplência.

Nessas ocasiões, alguns mal-entendidos sobre a falta de pagamento podem ser esclarecidos. Por exemplo: o condômino talvez tenha perdido o emprego e, por isso, não honrou com os seus compromissos financeiros. É possível criar alternativas para o pagamento, como o parcelamento da dívida ou a extinção da incidência de juros.

Pode ser impossível zerar a inadimplência no condomínio, uma vez que as razões para isso nem sempre vêm da má-fé. Contudo, uma gestão organizada consegue impedir um aumento expressivo e descontrolado desse tipo de dívida. Lembre-se: o segredo é uma atitude preventiva.

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