Gestão eletrônica de documentos: 5 razões para implantar o sistema na sua imobiliária

Imagine essa situação: você precisa de um contrato que foi assinado há sete anos com um cliente e ainda não utiliza a gestão eletrônica de documentos (GED).

Você teria o trabalho de ir até o arquivo, procurar em diversas gavetas por um documento guardado há muitos anos e perderia um tempo considerável.

Você sabia que gerenciar e acessar documentos  pode ser uma tarefa tão fácil quanto pesquisar por um e-mail?

Se você está  pensando em usar a gestão eletrônica de documentos na sua empresa, conheça  5 razões para começar hoje:

Acesse documentos de forma simples com uma Gestão Eletrônica de Documentos 

Com os dados na nuvem é fácil encontrar um arquivo e acessar as informações. Os documentos podem ser acessados de qualquer lugar, quando você precisar.

Com uma solução GED, você pode acessar os arquivos através do seu notebook e desktop de maneira simples e rápida.

Reduza custos e mantenha os resultados

Fazer mais com menos recursos (ou aproveitando ao máximo) e aumentar a lucratividade da empresa. Com o GED é possível.

Com os arquivos armazenados na nuvem, as impressões ficam limitadas somente ao necessário e só irão para a impressora os documentos essenciais.

Menos impressões significa menos gastos com suprimentos para alimentar os equipamentos como folhas e cartuchos.

Economize e aproveite melhor o espaço!

O tamanho do seu negócio reflete diretamente em quantos arquivos você precisa guardar, mas a questão é: você precisa guardar esses arquivos em algum lugar.

Algumas empresas possuem andares inteiros somente para armazenar caixas de papéis, um desperdício de espaço.

Aumente a produtividade da equipe

Não é necessário ficar horas procurando um documento quando você utiliza um sistema GED.

Os arquivos estão sempre a um clique de distância e é possível pesquisar por documentos através de palavras-chave.

Com o acesso rápido aos documentos a produtividade da equipe aumenta e os resultados também.

Informações mais seguras

Arquivos impressos somem, são danificados e qualquer pessoa pode fazer uso deles.

Utilizando a gestão eletrônica de documento só pessoas autorizadas têm acesso aos arquivos, o que aumenta  a segurança das suas informações.

Outro benefício é a possibilidade de criar backups de segurança para que nenhum documento seja perdido.

Deletou um contrato importante sem querer? Simples: acesse uma cópia do documento.

Conclusão

Possuir um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) na administração de um condomínio sem dúvida vai fazer toda a diferença, mas é necessário pesquisar o que mais se adequa à sua necessidade.

Por isso, pesquise sobre as vantagens e quais dos seus problemas serão resolvidos.

Gostou das possibilidades? Que tal conversar com um dos nossos consultores? Ligue para 0800 702 5700 ou acesse o nosso site.

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