Os 7 pilares para a gestão de condomínios – por Márcio Rachkorsky

Quando o assunto é gestão de condomínios, é inegável que o advogado Márcio Rachkorsky é uma das maiores autoridades no país. O profissional, que também é jornalista, palestrante e conferencista, tem trabalhado nesse mercado há décadas. Rachkorsky, inclusive, participa como palestrante de diversos eventos promovidos pela Group Software.

Reunimos, neste post, os fatores que o especialista destaca como os 7 pilares para uma gestão segura de condomínios, coletados de um desses encontros promovidos pela Group Software. Embora inicialmente eles sejam direcionados a síndicos, muita coisa também serve de lição para as administradoras. Acompanhe a leitura!

Quais são os 7 pilares para a gestão de condomínios?

1. Informar-se

Assumir a tarefa de comandar um condomínio não pode ser uma decisão impulsiva. Para Márcio Rachkorsky, se as pessoas soubessem o trabalho que dá estar à frente dessa gestão, pensariam duas vezes antes de se comprometer.

Portanto, se uma pessoa realmente deseja tornar-se síndica, ela deve, antes de tudo, estudar. Há muito conteúdo disponível na internet – nosso blog, por exemplo, que é atualizado semanalmente – além de eventos e convenções da área. Preparar-se para o cargo é, portanto, a primeira coisa a se fazer para garantir uma gestão de condomínios segura.

2. Montar um bom corpo de gestão

A gestão de condomínios tem mudado muito nos últimos dez anos. Hoje, profissionalismo é algo que tem feito parte da postura de grande parte das administrações. Por isso, é fundamental contar com um corpo de gestão – ou seja, subsíndico e conselheiros –realmente dispostos a trabalhar, e não só vistoriar por alto o trabalho realizado pelo síndico. O corpo deve se envolver ativamente, dando apoio e sugestões.

Sem esse suporte, o síndico corre o risco de ficar sozinho no “campo de guerra” que a gestão pode se tornar, perdendo controle e autoridade. Assim, é dever da liderança desenvolver formas ágeis e criativas de incentivar essas pessoas para que elas, de fato, participem da administração.

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3. Contratar uma boa administradora

O escritório Rachkorsky elencou todas as obrigações legais de um síndico e chegou a um resultado impressionante: são 143 responsabilidades diferentes. Isso porque, hoje, as leis que regem condomínios se tornaram muito abrangentes, próximas às de empresas.

Por isso, é importante contar com o suporte técnico de uma boa administradora. O serviço fornecerá assessoria para tarefas tributárias, fiscais, previdenciárias, de RH, de compras, de escolha de fornecedores. As atribuições são muitas e podem ser desafiadoras para quem é pouco experiente. Além disso, a empresa também pode oferecer ferramentas importantes para o serviço aos moradores, como prestação de contas e contratos, acesso a atas, segunda via de boletos.

Rachkorsky ressalta que, em comparação com o volume de arrecadação dos condomínios, o valor de contratação desse tipo de serviço costuma não chegar a 5% da verba disponível. Como esse será o principal fornecedor para a gestão, vale a pena considerar o investimento.

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4. Contar com um departamento jurídico

Tudo o que se resolve em um condomínio tem natureza jurídica. Assembleias, envio de notificações, cobranças, contratos, atas. Os problemas jurídicos envolvendo condomínios também podem ser graves, especialmente se a pessoa que está à frente da administração não entender muito bem dos processos e acabar cometendo um erro. Um profissional especializado poderia estar a cargo de analisar contratos e fazer as notificações, por exemplo.

Contar com uma assessoria jurídica, à parte da administradora, pode evitar grandes transtornos e prejuízos.

5. Realizar auditorias

Tradicionalmente, o que a administração de condomínios entendia como auditoria era um sistema antigo em que as pastas de contas do condomínio circulavam entre os conselheiros. Esse “visto” não é suficiente. Conselheiros, normalmente, não têm o conhecimento técnico necessário para garantir que os números estão corretos. Ao fim do ano, suspeitas ou desavenças podem fazer com que seja necessário contratar uma auditoria investigativa – um serviço caro e que envolve muito transtorno.

Por isso, Márcio Rachkorsky ressalta que o ideal é contar com uma auditoria profissionalizada mensal. Os valores cobrados pelo serviço são muito inferiores aos da auditoria investigativa. Uma vez por mês, as pastas são encaminhadas ao auditor, que dá seu parecer e sugere ajustes. Esse profissional também pode comparecer à assembleia de fechamento anual, apresentando seu parecer final e conferindo credibilidade à administração realizada.

6. Comunicação

Colocar uma pessoa à frente do gerenciamento de um bem comum tem um propósito muito claro: facilitar a vida dos moradores. Pagando em dia e obedecendo às regras, eles esperam ter de volta o máximo de comodidade. Por isso, é fundamental prezar por uma comunicação bem feita, que entregue ao condômino as informações necessárias sem que ele precise correr atrás.

Elaborar um jornal, um comunicado quinzenal ou um grupo nas redes sociais resolve o problema. Usar uma linguagem objetiva e acessível é fundamental. Moradores bem informados tendem a gerar menos boatos e a solicitar menos do síndico.

7. Apólice de seguro

Na tentativa de reduzir o valor da taxa de condomínio e melhorar a imagem com os moradores, síndicos tendem a tentar economizar em tudo. Isso vale para a apólice de seguros. A verdade é que, na prática, uma apólice mais barata, que cubra só o básico (incêndio, explosão e terremoto e queda de aeronave) não tem um valor significativamente mais baixo que uma versão mais completa. Na prática, incluir coberturas como responsabilidade civil, danos elétricos, danos hidráulicos e enchentes pode prevenir custos realmente altos em um eventual desastre.

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