GED: como implementar um software de gestão eletrônica de documentos na administração de condomínios

Grande parte da eficiência de uma administração está relacionada à sua capacidade de lidar com a burocracia – certo ou errado? Atualmente, com o avanço das soluções digitais de gerenciamento nas mais diversas áreas, a verdade é que a “papelada” e as estantes abarrotadas de documentos são coisas do passado.

Nesse cenário, toda e qualquer empresa pode se beneficiar de uma gestão eletrônica de documentos (GED), que automatiza processos, facilita a localização de arquivos e poupa tempo e recursos.

GED: otimização para a gestão de condomínios

Nos condomínios, a manutenção dos documentos físicos pode ser uma grande dor de cabeça para síndicos e condôminos, que enfrentam dificuldades para encontrar e compartilhar informações importantes em meio a tantos papéis empilhados.

A opção por um software de GED permite centralizar a gestão de todos os documentos condominiais, armazenando-os virtualmente com segurança. A facilidade para consultar arquivos e o aumento da produtividade são outros grandes benefícios desse tipo de sistema.

A seguir, saiba como implementar um sistema de GED no condomínio!

Etapas para implementação da gestão eletrônica de documentos

Organize e digitalize os documentos que serão inseridos no sistema

Em primeiro lugar, deve-se formar uma equipe para organizar, analisar e selecionar os documentos (físicos e digitais) que serão incluídos no sistema.

Os arquivos físicos selecionados também deverão ser digitalizados em scanner. Vale lembrar que alguns softwares de GED incluem ferramentas de digitalização e também realizam o upload de documentos digitais, eliminando a necessidade de imprimi-los para depois passá-los no scanner.

Classifique os arquivos

É importante que, além de cadastrados, os documentos do condomínio também sejam devidamente catalogados no sistema.

Essa classificação facilita e agiliza ainda mais a localização dos arquivos, quando necessário. O modo de organização pode variar de acordo com as funcionalidades do software e as necessidades da gestão. Lembre-se: o mais importante é que ele torne os arquivos rastreáveis!

A depender da complexidade e do número de arquivos armazenados, pode ser interessante estabelecer um plano de gerenciamento mais elaborado, que estabeleça padrões de nomenclatura e organização, dentre outros.

Políticas de segurança e acesso

É fundamental contar com um software preocupado com a segurança e as questões de confidencialidade dos documentos, que nem sempre são compartilháveis com todos os condôminos.

Nesse sentido, arquivos com determinadas informações estratégicas e financeiras, para citar algumas, devem ser de acesso restrito à administradora. Estabeleça, portanto, perfis distintos de acesso para cada tipo de arquivo.

Contrate um software especializado no segmento

Na hora de escolher um software para gestão eletrônica de documentos, um critério importante (além da reputação da empresa e qualidade de seus produtos) é sua especialização.

Em outras palavras, trata-se de investigar se o software realmente atende às necessidades da sua administradora de condomínios.

Sistemas GED que são desenvolvidos para ir de encontro às demandas da gestão de condomínios tendem a ser muito mais eficazes e vantajosos na prática.

É o caso do Group GED que, além de facilitar o armazenamento, controle e compartilhamento de documentos, também possibilita agilizar a prestação de contas dos condomínios.

Funciona assim: ao permitir a criação de uma pasta online, que pode ser acessada pelos condôminos através do sistema COM21, o software concede muito mais transparência e rapidez na conferência das contas. Dessa forma, os representantes do condomínio podem analisar os arquivos simultaneamente, e a validação pode ser realizada via e-mail.

Com o GroupGED, você pode:

  • Transformar documentos físicos em imagens escaneadas, evitando o extravio de arquivos importantes e aumentando a confiabilidade da sua gestão de dados;
  • Armazenar até 1 milhão de documentos na nuvem, com toda segurança;
  • Otimizar o tempo e reduzir custos com a digitalização de arquivos;
  • Agilizar a prestação de contas, facilitando a montagem e a conferência da pasta;
  • Aumentar a transparência da gestão. Os condôminos terão acesso à documentação online, evitando a solicitação das pastas diretamente ao síndico ou à administradora;
  • Aumentar a satisfação do seu cliente.

Investir em uma solução eletrônica de documentos pode ser um diferencial competitivo e tanto para seu negócio, incrementando seus serviços. Aposte agora em uma gestão inteligente de documentos e otimize os processos da sua administração de condomínios!

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