Folha de pagamento: o que é e como fazer?

Ao administrar uma empresa, diariamente você toma decisões importantes, desenvolve diversas estratégias para alcançar os resultados de maneira eficaz e eficiente e tudo isso é importante para o sucesso do negócio, é claro.

Porém algumas rotinas burocráticas também fazem parte do processo, e não devem ser esquecidas. Uma delas é a folha de pagamento, que ainda causa certa confusão para vários administradores.

Na prática é necessária organização e um bom uso das ferramentas para facilitar a confecção da folha.

Neste artigo, você vai entender o que é  folha de pagamento, e como descomplicar essa rotina importante. Vamos lá!

O que é a folha de pagamento?

Um dos componentes essenciais do funcionamento da sua empresa sem dúvidas são os colaboradores, certo? Sem eles o seu serviço não existiria e você não precisaria saber como administrar uma folha de pagamento.

A folha de pagamento nada mais é do que a lista de remuneração paga aos seus colaboradores, onde consta o salário, descontos e demais benefícios. Um nome comum para a folha de pagamento é “holerite”.

A elaboração do holerite é uma obrigação legal de toda empresa, e a organização dessa documentação é essencial para prevenir possíveis processos trabalhistas contra a sua empresa. Para isso, são necessários conhecimentos bem específicos da área de RH.

Por se tratar de um documento que representa a atividade exercida e espelha a atividade do colaborador, ela pode ser usada para diversas finalidades (o holerite é usado para a comprovação da aposentadoria, por exemplo) então a organização dessa documentação é essencial.

Como a folha de pagamento é elaborada?

Não existe fórmula mágica para a elaboração da folha de pagamento, mas por se tratar de um documento que faz parte do processo gerencial, também conta com certas especificações, então contanto que o seu modelo não conflite com os requisitos legais, você pode escolher os critérios.

Durante a organização das informações para a confecção do holerite, você deve se basear em algumas informações essenciais, como por exemplo:

  • A frequência do colaborador (faltas, atrasos e afastamentos);
  • O valor do salário base do colaborador;
  • Descontos e encargos sociais (vale-transporte, INSS);
  • Forma de pagamento e quando o valor estará disponível.

É importante ressaltar que deve ser feito o controle do impacto que a folha de pagamento terá no seu orçamento, então a organização das informações é essencial, para não ser pego de surpresa.

Como fazer a gestão da folha?

A necessidade de organização pode ser complicada, dependendo do tamanho da empresa, então a terceirização do serviço é algo bem comum. Várias empresas contam com os serviços de escritórios de contabilidade para cuidar de todas estas informações, o que acaba por agilizar o processo, e mantendo a segurança necessária.

Mesmo com a terceirização deste serviço, é altamente indicado o uso de um software de gestão para centralizar os processos, e economizar tempo com as rotinas. A escolha de uma programa especializado facilita a rotina administrativa, otimiza o trabalho da equipe de RH e aumenta a produtividade.

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