Saiba como utilizar o eSocial com foco na gestão de condomínios

A gestão de condomínios não é tarefa fácil: há muito preparo, planejamento e principalmente responsabilidade envolvidos por parte de síndicos e administradoras.

Os gestores, afinal, precisam lidar com dinheiro de outros condôminos, zelar pela qualidade de vida dos moradores, proporcionar melhorias para o prédio e fazer valer as regras da convenção. Como forma de melhorar esse trabalho, um ótimo recurso é o eSocial.

O eSocial é um novo sistema obrigatório de dados nacional que gera muitas mudanças positivas na rotina dos síndicos. Ele foi inserido em 1º de janeiro de 2018 e passou a ser obrigatório a partir de 1º de julho do mesmo ano, quando todos os condomínios tiveram que se adaptar para entrar em operação com a nova ferramenta.

O eSocial nada mais é do que um sistema de estruturação digital das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias que o empregador tem com o empregado. O empregador deve inserir os dados e as informações de todos os funcionários no sistema, sem se importar com a forma de contratação.

O sistema tem envolvimento com a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, a Previdência Social e também com a Caixa Econômica Federal. O intuito do eSocial é padronizar a transmissão, o armazenamento, a validação e a distribuição de informações feitas pelo síndico para a gestão do governo.

A seguir, saiba quais foram as mudanças que impactaram a gestão de condomínios e quais são as vantagens de trabalhar com esse sistema!

O que mudou com o eSocial?

O eSocial trouxe mudanças principalmente para condomínios que têm funcionários e que se envolvem com rotinas trabalhistas como admissão, pagamentos, aviso, férias, décimo terceiro salário, desligamento de colaboradores etc. Essas ações não poderão ser mais retroativas como costumavam ser até pouco tempo atrás.

O condomínio passou a trabalhar com base em um planejamento em que as informações são enviadas em tempo real para o sistema, onde as instituições do governo podem ter acesso. No caso de uma admissão, por exemplo, os dados do funcionário devem ser preenchidos no eSocial na hora da contratação — sendo encaminhadas pelo eSocial antes mesmo do empregado começar a exercer sua função.

O controle feito pelo eSocial tem como base as seguintes ações trabalhistas:

  • Admissão e demissão de funcionários;
  • Declaração de Imposto de Renda;
  • Pagamento de férias;
  • Ocorrência de acidentes de trabalho;
  • Relação de horas extras prestadas pelo funcionário;
  • Informações sobre a seguridade social.

O empregado poderá entrar de férias somente após o preenchimento formal da informação no sistema eSocial. O condomínio pode ser submetido à multa se acabar descumprindo essa tarefa e os prazos previstos na legislação.

Para o desligamento de algum funcionário, o síndico ou gestor deverá informar previamente no sistema por meio de um comunicado sobre a demissão que será feita. Deve ainda preencher as informações sobre registros de periculosidade e insalubridade, bem como sobre o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) e os atestados de saúde.

Para que os registros sejam aceitos pelo sistema, é preciso que o condomínio respeite os prazos estabelecidos pelo eSocial para a entrega desses documentos.

Outra grande mudança que o eSocial gera para as rotinas de trabalho no condomínio diz respeito ao cumprimento das normas de Segurança no Trabalho. Os laudos médicos e os atestados de saúde devem estar dentro da validade para serem inseridos no sistema.

Caso o condomínio conte com os serviços de uma administradora, o síndico não terá que se preocupar muito com a instalação do programa e com o impacto das mudanças, visto que todo esse trabalho com o eSocial fica a cargo dessas empresas e dos escritórios de contabilidade.

Já os condomínios que desenvolvem a autogestão devem se informar sobre o novo sistema e procurar o contador que cuida dos registros, para que todos consigam se integrar e aderir à mudança.

Se uma empresa for responsável por fazer a folha de pagamento dos funcionários, ela deve oferecer um módulo para que o síndico tenha acesso ao eSocial.

Por fim, aqueles que terceirizam os serviços de condomínio poderão ter mais transparência sobre todos os processos realizados com os funcionários do prédio, visto que com o programa será bem mais fácil acompanhar as ações e verificar se os recolhimentos devidos são feitos da forma correta.

O eSocial vai substituir quais sistemas?

O sistema eSocial é um recurso que vai conseguir informar de uma só vez 15 obrigações para o governo. Dessa forma, ele substituirá 15 sistemas de informação que incluem:

  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Folha de Pagamento;
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Livro de Registro de Empregados (LRE);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD).

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Quais são as vantagens do eSocial?

O eSocial tem como objetivo regularizar todo o processo de gestão de condomínios, facilitando a vida do síndico e do gestor — que terão mais transparência para trabalhar — e informando todos os dados necessários sobre os funcionários de uma só vez para o governo.

Menor índice de erros de cálculos

Como o sistema realiza todos os cálculos necessários, não há erros por parte do síndico na hora de gerar as guias de FGTS, por exemplo. O eSocial vai gerar esse tributo e muitos outros, facilitando o trabalho da gestão do condomínio.

O resultado, de fato, é uma gestão com muito mais segurança jurídica e menos falhas.

Redução de papel

Todas as informações serão computadas digitalmente pelo eSocial, ou seja, todos os processos ultrapassados de registro e coleta de informações serão dispensados. As empresas poderão contar com um backup eficiente de dados, descartando o uso de documentos de papel.

Melhoria na gestão

O eSocial é considerado uma boa ferramenta para melhoria na administração, uma vez que ele reduz a rotina massificada de serviço de condomínios, além de possibilitar a criação de indicadores de desempenho e a comparação de informações relevantes para a gestão.

Desburocratização

O sistema tem como objetivo principal a integração de dados, ou seja, as tarefas trabalhistas realizadas pelo síndico serão otimizadas. Isso resulta em muito menos burocracia para o condomínio, que pode direcionar seu foco para as tarefas internas.

E então, gostou de aprender um pouco mais sobre o eSocial e as mudanças positivas que ele vai gerar para a gestão de condomínios?

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