eSocial para condomínios: orientações básicas sobre o assunto

Você conhece as regras do eSocial para condomínios? O programa, que já entrou em vigor para uma parcela de empresas em janeiro de 2018, passará a ser obrigatório para todos os empregadores a partir de 1º de julho, incluindo os condomínios que tenham funcionários cadastrados.

Vale lembrar de que o eSocial é um sistema de escrituração digital de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A ferramenta, que visa padronizar o processo de distribuição e armazenamento desses dados, deve agilizar e integrar a gestão do governo no setor.

Síndicos e administradores de condomínio, que sentirão a mudança na gestão de seus funcionários, devem se manter atentos — se preciso, é interessante contar com o apoio de um escritório de contabilidade para o esclarecimento de dúvidas.

Dentre as novidades trazidas pela ferramenta, estão a modernização nas regras de envio de documentos, as mudanças no procedimento de contratação e a centralização dos dados de todos os colaboradores em uma única plataforma. Nesse contexto, o novo sistema deve atuar como uma peça-chave para que o condomínio se mantenha a par da legislação trabalhista.

Embora as empresas tenham tido um tempo considerável para se adaptar às mudanças, esta é a hora de checar se sua gestão de condomínio está totalmente preparada para as novas regras. Acompanhe a leitura!

Qual a importância do eSocial?

Essa iniciativa de implementação do eSocial é bastante importante, uma vez que ela vem para reduzir os índices de sonegação fiscal, trazendo mais transparência no repasse de dados de funcionários para a administração federal. Ela é uma forma de apoio para uma administradora e vai facilitar bastante a gestão condominial.

Contudo, para se adequar à legislação atual, ainda é necessário que se tenha mais organização na gestão com relação às responsabilidades das administradoras com direitos trabalhistas, previdenciários e tributários.

Os condomínios que têm a sua administração terceirizada devem entrar em contato com a empresa para que as adequações necessárias da nova legislação sejam realizadas. O síndico deve ficar atento e fiscalizar se todas as obrigações estão sendo cumpridas corretamente, pois caso o contrário, o condomínio poderá ser multado em até 180 mil reais.

Afinal, o que muda no eSocial para os condomínios?

As mudanças não serão percebidas diretamente no dia a dia do condomínio ou mesmo no pagamento de impostos/taxas. Como mencionamos, a alteração mais substancial será no cumprimento de prazos para comunicar dados ao governo. Mais do que nunca, é imprescindível que os condomínios apostem na organização.

Em outras palavras, essas organizações deverão se atentar às normas para as rotinas trabalhistas na gestão de funcionários (tais como admissões, desligamento, pagamento e aviso de férias), que não poderão mais ser retroativas.

O objetivo, nesse sentido, é que todas as informações relativas a esses processos sejam enviadas em tempo real — no caso da admissão de um colaborador, por exemplo, todos os dados envolvidos deverão ser enviados pelo sistema online um dia antes do começo do trabalho.

Vale esclarecer que as informações que agora serão enviadas via eSocial permanecerão as mesmas:

  • informações de seguridade social;
  • férias;
  • admissão e desligamento de colaboradores;
  • horas extras;
  • acidentes de trabalho;
  • informações de imposto de renda retido da fonte.

Essencialmente, o que muda são os prazos de envio dos dados para o governo, que devem ser respeitados conforme a legislação. Caso sejam descumpridos, a administradora ou condomínio estarão sujeitos a multa. Essa implementação do eSocial nos condomínios está sendo feita em etapas, de modo que todas as administradoras consigam se adequar corretamente.

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Quais são as principais providências?

É fundamental que as administradoras estejam devidamente orientadas e em dia com as novas responsabilidades. Se houver despreparo por parte da gestão, o condomínio corre um alto de risco de receber notificações e multas.

Os condomínios que optam por autogestão, por sua vez, podem contar com o apoio do contador responsável por seus registros, facilitando a adesão às mudanças. Se você ainda tem dúvidas a respeito das etapas de implantação do eSocial, que começaram a valer a partir do dia 1° de julho de 2019.

É importante acrescentar, ainda, que os atestados de saúde só poderão ser aceitos caso seja respeitada a periodicidade definida pelo eSocial. As normas de Medicina e Segurança do Trabalho também merecem atenção: os atestados obrigatórios e os laudos médicos devem sempre estar dentro da validade. Caso o condomínio ou administradora não possua os documentos acima, a orientação é entrar em contato com a contabilidade para providenciá-los antes do início do eSocial.

Quais são os prazos que os empreendimentos devem cumprir para implementar o eSocial?

Para a adesão do eSocial os condomínios devem passar por seis etapas e a obrigatoriedade para a adesão desse novo sistema começou no dia 10 de janeiro de 2019. Essa primeira etapa consiste em um envio dos dados do empregador e uma tabela na qual constam o contrato dos funcionários. Veja como está o andamento do cronograma:

  • fase 1: cadastros do empregador e lançamento nas tabelas, iniciando em 10 de janeiro de 2019;
  • fase 2: inclusão dos dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos que não sejam periódicos), a partir de 10 de abril 2019;
  • fase 3: lançamento das folhas de pagamento com início no dia 10 de julho de 2019;
  • fase 4: substituição da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) para recolhimento das contribuições previdenciárias em outubro de 2019;
  • fase 5: substituição do GFIP para recolher o FGTS também em outubro de 2019;
  • fase 6: momento de envio dos dados de segurança e saúde do trabalhador, iniciando somente em julho de 2020.

Quais são as punições para o não cumprimento?

Bem, para evitar que ocorram multas, é necessário que as administradoras adéquem os condomínios à plataforma do eSocial, cumprindo fielmente as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, além de todos os prazos que foram citados no item anterior. Só o fato de não atrasar o envio das informações já evita o surgimento de alguma punição.

Contudo, elas podem aparecer com a não implementação do eSocial. Isso porque a fiscalização no programa é feita em tempo real, não sendo possível adicionar informações retroativas. Portanto, todas as obrigações fiscais do condomínio têm que ser adicionadas antecipadamente ao sistema, tomando cuidado para não ocorrer nenhum erro durante o processo.

Sobre, as multas, confira algumas que podem aparecer:

  • admissão de funcionários: pelo eSocial ela deve ser enviada até o fim do dia que antecede o início do trabalho do trabalhador. Se o prazo não for cumprido, a multa varia, por empregado, entre R$402,53 a R$937;
  • atestado de Saúde Ocupacional: a não realização dos exames médicos por parte dos empregados pode trazer uma multa entre R$402,53 e R$4.025,33;
  • afastamento temporário: não notificar a licença de um funcionário traz punições de R$1.812,87 até R$181.284,63;
  • comunicação de acidente de trabalho: se não for feita a notificação de algum acidente, a multa pode variar entre o limite mínimo e o máximo do salário de contribuição;
  • alteração de dados cadastrais e contratuais: multa de R$402,54 para alterações de dados que não forem notificadas.
  • folha de pagamento: o não envio dos dados da folha de pagamento dos funcionários traz multas a partir de R$1.812,87.

Qual a importância da certificação digital para essa mudança?

O acesso ao ambiente do eSocial, o envio dos dados e a assinatura dos documentos só serão possíveis com a posse de um certificado digital. Como faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que requer uma dessas certificações, o eSocial também exige o documento virtual.

É importante que os gestores tenham em mente que o certificado assegura autoridade jurídica — a assinatura registrada nesse arquivo garante segurança para o envio online das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

Lembramos de que a certificação digital pode ser adquirida em uma entidade vinculada à Receita Federal (em geral, a compra é realizada na internet e finalizada na empresa certificadora, que valida o processo). É possível conferir, neste link, orientações importantes sobre os certificados digitais e sua relação com o eSocial.

Seu software de gestão é compatível com o eSocial?

Caso sua administração faça uso de um sistema de gestão de condomínios (em especial no que diz respeito à organização das informações trabalhistas dos colaboradores), é importante que ele seja adaptável às novas obrigações impostas pelo eSocial.

Uma vez que a transmissão das informações se dará de forma totalmente virtual, o ideal é que o software utilizado pelo gestor facilite e agilize o envio de dados. Essa é justamente a proposta da Group Software, que criou o módulo eSocial para otimizar os novos processos.

Integrável ao Group Folha, um sistema voltado à gestão da folha de pagamento, esse módulo permite automatizar o envio direto de todas as informações do eSocial para condomínios, simplificando ainda mais a adaptação às novas regras.

Quer saber mais sobre como a Group Software pode ajudar sua administradora? Conheça nosso sistema para administrar condomínios!

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