4 erros comuns da administradora na gestão condominial

Condomínios, hoje em dia, se assemelham muito a pequenas empresas.

Em termos de faturamento, os condomínios clube, uma tendência imobiliária, chegam a ter 1000 unidades, o que resulta em uma arrecadação volumosa. As semelhanças estão também nas obrigações legais.

Uma contabilização feita pelo escritório Rachkorsky identificou 143 responsabilidades diferentes só para os síndicos. As leis que regem os condomínios têm ficado mais abrangentes, próximas às do setor privado.

Ao mesmo tempo que esse cenário torna o suporte da administradora cada vez mais necessário, também faz com que o trabalho dessas empresas se torne mais complexo. Eventuais equívocos podem se transformar em um prejuízo significativo. Por isso, a atenção para não cometer erros deve ser redobrada.

Listamos, neste artigo, quatro erros que podem causar grandes problemas para uma administradora – e como contorná-los.

Erros na gestão condominial: 4 deslizes comuns

Dificultar a comunicação com os síndicos e condôminos

O contato entre a administradora e os clientes finais se dá principalmente em duas etapas do trabalho: na cobrança e na prestação de contas. A falta de recursos que facilitem a troca de informações gera um efeito “bola de neve”, causando problemas maiores que terão que ser resolvidos mais à frente.

Quando um condômino tem dificuldades de solicitar uma segunda via de boleto, por exemplo, tem mais chances de atrasar o pagamento – especialmente tendo em vista que os valores de juros e multa de condomínios são pequenos em relação a outras cobranças. Isso colabora para uma taxa de inadimplência mais alta.

Outra situação complicada é quando o síndico ou as comissões de gestão discordam dos gastos efetuados pela administradora. É mais provável que isso aconteça quando as pastas de prestação de contas estão incompletas ou não são muito claras. O gargalo fica ainda maior quando a administradora tem dificuldade de rastrear as informações com agilidade, atrasando a resolução do problema e criando um clima de desconfiança.

Uma ferramenta que ajuda a evitar essas situações é o autoatendimento online. É difícil encontrar, hoje em dia, alguém que não utilize pelo menos um meio de comunicação digital (e-mail, sms, whatsapp). Disponibilizar documentos e serviços online, via desktop, smartphone ou tablet, reduz o trabalho da equipe da administradora e evita que algumas situações saiam do controle.

Não se resguardar adequadamente antes de assumir o condomínio

Muitas vezes, um condomínio decide contratar uma administradora para conseguir resolver problemas da gestão anterior. Em outros casos, a empresa que assume as contas pode ter grandes surpresas ao analisar a situação financeira. Em todo caso, é fundamental saber se resguardar para não acabar levando a responsabilidade por buracos na administração.

O primeiro passo é tirar todas as certidões negativas (fundo de garantia, INSS etc). Em seguida, realize uma auditoria simples para desenhar a atual situação financeira. Junte essas informações e apresente aos responsáveis em uma reunião inicial.

Para as administradoras, pode ser um desafio convencer o síndico a abrir o jogo com relação à situação do condomínio. Cabe aos profissionais a habilidade de mostrar que essa decisão está baseada na experiência da administradora e que também ajudará a resguardar o trabalho do profissional. Leia mais sobre esse assunto no nosso artigo em parceria com o especialista Márcio Rachkorsky.

Deixar “solta” a gestão da inadimplência

A inadimplência é um dos assuntos mais delicados na gestão dos condomínios. Embora as administradoras já incluam um percentual esperado de devedores no planejamento, a cobrança desses valores demanda profissionalismo e dedicação.

Por lei, é proibido divulgar informações sobre os devedores. Portanto, é um erro grave incluir no balancete o nome, documento ou número do apartamento dos condôminos inadimplentes. Isso pode acontecer quando os funcionários são inexperientes ou quando a gestão da informação sai do controle. E esse deslize pode virar processo judicial contra a administradora.

O mesmo vale para falhas na negociação com os inadimplentes. O mais difícil nesses casos é conseguir ter uma conversa com o devedor. Uma vez que ele já foi contatado e está disposto a pagar, é vital que a administradora seja capaz de fazer propostas com rapidez, para não perder o timing. Se o profissional tem dificuldade de reunir informações como dívida original, percentual pago, carta de cobrança já enviadas e andamento de eventuais processos jurídicos, pode deixar passar a oportunidade de quitar uma dívida.

A palavra de ordem é: integrar. Um sistema financeiro capaz de gerar relatórios de inadimplência variados e registrar automaticamente o andamento das negociações aumenta a assertividade da cobrança.

Desperdiçar o tempo da equipe com tarefas repetitivas

Quem trabalha com contas a pagar sabe que algumas etapas do processo podem ser cansativas e repetitivas. A conciliação bancária ou a baixa de títulos, quando feitas manualmente, podem levar semanas para serem concluídas. Isso porque o profissional tem que ler, digitar e conferir as informações uma a uma.

O primeiro problema dessa abordagem é a falta de escalabilidade. Cada condomínio exige muitas horas de trabalho, e se a administradora consegue novos clientes, precisa contratar um novo profissional – o que sai caro e pode impedir que a empresa cresça rapidamente, perdendo espaço para a concorrência.

Outra questão muito importante é a possibilidade de erros e retrabalho. A importação manual de informações está sujeita a erros humanos, e pode ser que os profissionais tenham que refazer um trabalho inteiro por causa de um dado digitado errado no início do processo.

E é justamente por isso que existem, no mercado, sistemas especializados capazes de automatizar tarefas mecânicas. Esses softwares são construídos para tornar todo o processo mais simples e eficiente, executando tarefas em lote. Tendo em vista o volume de trabalho das administradoras, isso pode significar dias de trabalho poupados no fim do mês.

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