Os 7 principais erros em controle financeiro na administração de condomínios

Quem administra um condomínio com vários moradores precisa ter um bom controle financeiro da propriedade para manter tudo em ordem, além de garantir a transparência de todos os procedimentos. Afinal, os condôminos devem saber em quais iniciativas estão sendo investidos os seus pagamentos.

Apesar da importância da tarefa, muitos equívocos ainda são comuns ao se fazer esse controle, prejudicando o condomínio e impedindo manutenções, reformas e outras despesas por falta de arrecadação.

Neste artigo, listamos os 6 principais erros nessa área e o que fazer para evitá-los a fim de melhorar o controle das finanças do seu condomínio. Confira!

1. Não ter um bom fundo de reserva

O primeiro erro cometido no controle financeiro da administração de condomínios é não ter um fundo de reserva para emergências ou eventuais gastos que podem surgir ao longo do tempo.

Ele serve como uma arrecadação extra e deve constar na convenção do condomínio qual é o percentual da taxa condominial que será destinada a esse fundo.

Portanto, na hora de fazer ou alterar esse documento, é preciso conversar com os moradores para definir os valores que irão para o fundo de reserva.

Como esse recurso serve para separar uma parte do dinheiro arrecadado pelo condomínio para gastos emergenciais ou mesmo para uma grande reforma, fica muito mais fácil controlar a área financeira.

Afinal, quando ocorrem despesas inesperadas e não há um planejamento certo sobre isso (em outras palavras, na ausência de um fundo de reserva), o pagamento costuma ser retirado da arrecadação comum. Isso pode frustrar outros planos e até mesmo prejudicar o pagamento de contas fixas, como energia elétrica e gastos com funcionários.

Com a adoção de um fundo de reserva, o condomínio estará preparado para imprevistos e outros gastos de maior porte, sem precisar comprometer as outras contas.

Saiba Mais: Fundo de reserva no condomínio: como funciona e como deve ser usado?

2. Não controlar a inadimplência

Outro problema comum nos condomínios é a inadimplência dos moradores em relação ao pagamento da taxa mensal. E essa situação, infelizmente, é comum.

Um erro que muitos condomínios cometem é não controlar a inadimplência: não saber quem são os devedores, quais meses estão em aberto e como fazer a cobrança.

Primeiro, é preciso que a gestão tenha o controle exato de quais moradores estão devendo, qual o valor total da dívida e quais meses estão faltantes.

O resultado será mais clareza para conduzir o processo de cobrança, além de mais organização em todo o planejamento financeiro: esses valores, afinal, podem se perder se não houver um controle efetivo.

Um controle efetivo de inadimplência, nesse sentido, permite ter expectativas mais seguras de quanto dinheiro há em caixa e quanto ainda está para entrar.

3. Não ter regras claras sobre a cobrança

Outro erro comum em relação à inadimplência é não ter regras claras de como fazer a cobrança dos moradores que estão em dívida com o condomínio.

Pode parecer uma questão simples, mas um bom planejamento e um plano concreto do que fazer nessa hora é fundamental para manter em ordem o controle financeiro. Aqui, é importante atentar para algumas questões:

  • quem fará a cobrança;
  • como a cobrança será feita (se por carta, e-mail, pessoalmente etc.);
  • qual será o prazo para cumprir a cobrança;
  • quais serão as penalidades aplicadas.

As penalidades, no caso, devem estar previstas na convenção ou no estatuto do condomínio. Caso contrário, os moradores cobrados poderão alegar a ilegalidade dessas cobranças e requerer a devolução do pagamento e eventuais danos morais.

Portanto, se ainda não há previsão de penalidades para aqueles moradores que estão em débito, é preciso organizar uma assembleia para a inclusão dessas diretrizes no estatuto.

As penalidades podem ser:

  • multa pelo atraso;
  • juros moratórios;
  • proibição de votar em assembleias;
  • protesto dos boletos vencidos etc.

Ademais, é fundamental contar com um profissional da área jurídica para definir o que é legal cobrar, uma vez que várias questões podem ser danosas aos moradores.

4. Faltar ou falhar na comunicação com os moradores

A comunicação com os moradores é fundamental em qualquer condomínio, principalmente para evitar problemas e desavenças com a administração.

Buscar um bom relacionamento, então, é muito importante para que os condôminos se sintam mais confiantes em relação às contas do condomínio.

Quando há falta ou mesmo falha na comunicação a cobrança da taxa condominial poderá ficar mais complicada, tendo em vista que os moradores não terão certeza do que está sendo coletado e os que já estão em atraso podem contestar os valores.

Com a realização de reuniões regulares, o condomínio conseguirá conversar melhor sobre as taxas, as penalidades aplicadas aos devedores e como será utilizado o valor arrecadado, aproximando-se dos moradores e facilitando o pagamento.

5. Deixar de buscar formas de economizar

A boa comunicação também ajuda a corrigir o próximo erro de controle financeiro da nossa lista: não buscar formas de economizar no condomínio.

Sempre há despesas comuns, como o pagamento de funcionários, água, energia elétrica, manutenção de equipamentos, produtos e itens que devem ser adquiridos etc. Mas deixar de economizar nesses gastos afeta negativamente todo o planejamento das finanças.

Como consequência, surgem problemas mais graves, como a falta de capital quando é necessário um gasto de emergência — um aspecto essencial já abordado anteriormente.

Conscientizando os moradores a respeito dos benefícios da economia nos gastos, o condomínio manterá um controle financeiro mais apurado, sem gastar demais em certas áreas que não demandam investimento efetivo.

6. Não manter um registro de despesas e receitas

Por fim, o erro mais crucial no controle financeiro de um condomínio é não ter um registro correto de despesas e receitas.

Tudo que o condomínio arrecada deve ser contabilizado, principalmente em relação às taxas que recolhe. Sem isso, não é possível fazer um controle correto nem prestar contas aos moradores.

Da mesma forma, as despesas também devem ser registradas. Mesmo aquelas menores e que parecem que não farão a diferença são capazes de se acumular durante o ano e trazer contrastes acentuados nas projeções futuras.

Você certamente há de concordar que não é possível fazer um bom controle das finanças e planejamentos de reformas ou manutenções quando não se sabe ao certo o quanto foi arrecadado e o quanto foi gasto, não é mesmo?

Então, o ideal é contar com um software de gestão para condomínios e utilizá-lo diariamente, sempre contabilizando o que foi gasto — desde o custo com funcionários, até os pequenos reparos e a compra de materiais — e o que foi arrecadado a fim de ter uma ideia da real saúde financeira do empreendimento.

Evitando esses erros no controle financeiro de condomínio, é possível focar na melhora da infraestrutura do local, na contratação de serviços que trazem comodidade para os moradores e até investir em grandes reformas para valorizar ainda mais a propriedade.

Gostou do que aprendeu? Quer saber como melhorar ainda mais o controle das finanças do seu condomínio para poder fazer bons planejamentos? Então, entre em contato conosco para saber como podemos ajudá-lo!

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