Como fazer um bom controle de inadimplência em condomínios?

Você sabia que a inadimplência em condomínios vem crescendo no nosso país? De acordo com a Agência Brasil, só no estado de São Paulo, em um mês houve um aumento de 17% nas ações judiciais por falta de pagamento. Embora a situação seja realmente muito delicada, é possível evitar o acionamento da justiça com um bom controle de inadimplência. Assim, investe-se em uma gestão preventiva.

Mas afinal, como realizar esse processo com eficiência? Que ações podem contribuir para a diminuição do número de moradores endividados com o condomínio? Leia nosso artigo e descubra!

Por que é difícil conter a inadimplência?

Atualmente, as administradoras de condomínios e os síndicos pagam por uma postura cultural fortalecida pela lei durante décadas. A falta de controle financeiro levava alguns a pagar as contas que geravam encargos maiores, como as dos cartões de crédito, e deixar de lado as prestações condominiais.

O antigo Código de Processo Civil (CPC) protegia esse comportamento por dizer que a dívida condominial não era dotada de certeza, liquidez e exigibilidade. Por isso, levava-se anos até que o devedor fosse obrigado judicialmente a cumprir com seus deveres financeiros. No entanto, o novo CPC encurtou a distância até a fase executiva.

Agora, o artigo 784 do CPC elencou a conta do condomínio entre os títulos executivos extrajudiciais. Dessa forma, a dívida dispensa a demorada fase do conhecimento e avança direto para a executiva assim que a justiça é acionada.

De fato, muita coisa melhorou com a nova legislação. A inadimplência, porém, continua “assombrando” os condomínios e levando os gestores a terem dificuldades com os moradores e com o orçamento da edificação. O que fazer? O segredo está no bom controle de inadimplência.

Como realizar um controle de inadimplência eficiente?

Um residencial com uma gestão organizada favorece a prevenção da alta taxa de moradores em dívida com o rateio condominial. Para alcançar esse cenário, siga as dicas elencadas a seguir. Com certeza elas ajudarão a reduzir a inadimplência!

Use um sistema de gestão de condomínio

A complexidade atual da administração de um condomínio pede a implantação de um sistema inteligente de gestão. Com isso, muitas vantagens são adquiridas, como a melhoria na comunicação entre a administradora, síndico e moradores. Isso acontece porque uma notificação é gerada automaticamente quando uma prestação não é quitada.

Além de deixar o morador ciente da sua inadimplência, segundo o já citado artigo 784 do CPC, a notificação pode ser uma prova judicial contra o devedor. Outro benefício do sistema de gestão é a transparência na prestação de contas. Uma vez que todos os registros de pagamentos são armazenados, elimina-se a delicada situação “a sua palavra contra a minha”, que desgasta a relação entre gestor e morador.

Aponte as regras

Especialmente nas assembleias gerais do condomínio, é essencial que as diretrizes sobre a inadimplência sejam esclarecidas. Por exemplo: o valor da multa por atraso fica em 2%, segundo as normas do CPC, mas os juros podem ultrapassar a faixa de 1% ao mês. Também é necessário explicar quando uma simples advertência passa a configurar uma notificação de multa.

Outro aspecto é o prazo de contestação. Todos têm o direito de defesa, e no condomínio não é diferente. Por isso, indique as ações defensivas que precisam ser tomadas, como:

  • a apresentação de provas;
  • a declaração por escrito;
  • a audiência perante o conselho ou a assembleia do condomínio.

Muito importante também é definir o período para que a falta de posicionamento do morador exija uma reclamação judicial, bem como as consequências vindas com esse recurso. Para que todos fiquem sabendo, é importante elaborar um guia rápido com as diretrizes e fixar nas áreas de grandes movimentações. O mesmo conteúdo pode ser enviado para os moradores por e-mail ou mensagens instantâneas.

Invista em um software especializado

Há tecnologias que ajudam no controle da inadimplência por meio de funcionalidades práticas, como é o caso do software Condomínio21. Essa ferramenta foi desenvolvida com a finalidade de administrar condomínios por meio:

  • da integração de processo;
  • da adaptabilidade às necessidades do empreendimento;
  • do aumento de produtividade da gestão;
  • da redução de custos.

Essa aplicação virtual é referência no mercado de administração de condomínios porque apresenta vários recursos, como:

  • a previsão orçamentária;
  • o faturamento;
  • as contas a receber;
  • a cobrança;
  • as contas a pagar;
  • a prestação de contas;
  • o fluxo de caixa;
  • os relatórios gerenciais.

Em especial, a funcionalidade “cobrança” é uma aliada para o controle da inadimplência. Para os que não quitaram as prestações, o software emite um boleto com um aviso individual que é enviado diretamente para o e-mail do morador. Além disso, a “visualização histórica” permite que os gestores tenham em mãos um relatório dos inadimplentes atuais e dos que já pagaram seus débitos.

O sistema também automatiza a geração de boletos com valores atualizados de acordo com a taxa de juros e cobranças de multas. Já a funcionalidade “prestação de contas” produz automaticamente relatórios que exibem a saúde financeira do condomínio. Esse é um bom documento para demonstrar o prejuízo causado pelos inadimplentes nas assembleias.

Negocie!

Muitas administradoras de condomínio têm um conciliador, que é um profissional que resolve conflitos internos. Dessa forma, fica mais fácil manter um tom amigável e respeitoso em uma reunião entre o inadimplente e o gestor do residencial. O objetivo é evitar que uma ação judicial seja iniciada, algo que consumiria tempo e recursos financeiros das partes envolvidas.

De acordo com o CPC, mais exatamente no artigo 165, o papel do mediador é sugerir soluções que beneficiem ambos os lados, sem intimidações. Pelo contrário: a audiência perante um conciliador destina-se à orientação e ao auxílio para a resolução da inadimplência.

Nessas ocasiões, alguns mal-entendidos sobre a falta de pagamento podem ser esclarecidos. Por exemplo: o condômino talvez tenha perdido o emprego e por isso não honrou com os seus compromissos financeiros. É possível criar alternativas para o pagamento, como o parcelamento da dívida ou a extinção da incidência de juros.

Pode ser impossível zerar a inadimplência no condomínio, uma vez que as razões para isso nem sempre vêm da má-fé. Porém, uma gestão organizada consegue impedir um aumento expressivo e descontrolado desse tipo de dívida. Lembre-se: o segredo é uma atitude preventiva.

Gostou do nosso conteúdo? Entendeu como fazer um bom controle de inadimplência no seu condomínio? Fique ligado no blog para mais novidades e dicas estratégicas para sua administração condominial!

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