[Atualizado] Conselho Fiscal do Condomínio: função e responsabilidades

Não há como negar: uma das tarefas mais complicadas da gestão de condomínios é lidar com as finanças dos moradores. Afinal, quando se trata de aplicar a taxa condominial e manter a transparência nas contas, todo cuidado é pouco. Para ter ajuda no desafio, a maioria dos condomínios conta com um conselho fiscal.

Embora não seja obrigatória por lei, a criação desse órgão é uma forma de resguardar os direitos dos condôminos, permitindo a conferência de todos os gastos e apoiando o trabalho do síndico e da administradora.

A seguir, esclareça suas dúvidas sobre o conselho fiscal do condomínio, sua função e responsabilidades.

O que diz a lei sobre o conselho fiscal de condomínio?

O Código Civil menciona a formação de um conselho fiscal ou consultivo em seu artigo 1.356, mas a existência do grupo é opcional. De acordo com a determinação, “poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico”.

Nesse contexto, a previsão ou não do conselho deve ser consultada no regimento ou convenção de cada condomínio. Ainda que a existência do grupo não seja compulsória, seu acompanhamento é valioso para a saúde financeira e a transparência da administração.

O que é e qual a função do conselho fiscal do condomínio?

Atuando de forma complementar ao trabalho do síndico e da administradora, o conselho fiscal tem como principal atribuição acompanhar e auditar as finanças do condomínio. Além disso, o órgão emite pareceres em relação a essas contas (indicando ou não sua aprovação) e alerta o síndico sobre possíveis irregularidades.

Tal como estabelecido pelo Código Civil, o conselho é um grupo formado por 3 membros (em geral, condôminos eleitos em assembleia), que devem verificar a situação contábil do condomínio por um período máximo de 2 anos.

Vale reforçar, aqui, a importância da função e a responsabilidade dos moradores que decidirem se candidatar. Para serem candidatos aptos, devem dispor de tempo livre para a tarefa e terem conhecimento básico sobre contabilidade.

As responsabilidades do conselho fiscal são variadas, entre elas, analisar documentos e relatórios contábeis, identificar eventuais problemas financeiros, verificar os investimentos feitos para os condomínios, formular pareceres para aprovar ou reprovar finanças. Confira outras:

  • assegurar que os valores arrecadados pela gestão são aplicados corretamente;
  • checar balanços de contabilidade;
  • avisar o síndico sobre eventuais irregularidades nas contas;
  • fazer o acompanhamento de orçamentos, contas e documentações da gestão financeira;
  • apoiar a criação da previsão orçamentária;
  • acompanhar o envio mensal da pasta de prestação de contas pela administradora;
  • investigar se as decisões tomadas nas reuniões condominiais estão sendo respeitadas;
  • contratar uma auditoria se houver suspeita de irregularidades (como fraudes);
  • fazer a emissão de pareceres para aprovar ou reprovar a prestação de contas anual;
  • fazer a eleição de um presidente entre os membros do conselho fiscal;
  • em conjunto com o síndico e a administradora, selecionar uma empresa de seguro e uma agência bancária para o condomínio;
  • fazer um acompanhamento geral do trabalho da administradora e do síndico.

É interessante acrescentar, ainda, algumas atividades que não são de responsabilidade do conselho. Vale lembrar, por exemplo, de que o conselho fiscal não aprova as contas do condomínio, isso é papel da assembleia.

Na verdade, o conselho somente emite um documento apontando se há concordância ou não com as contas apresentadas pela gestão. O órgão, além disso, não tem como tarefa registrar as atas da reunião, não pode tomar decisões administrativas sem autorização do síndico e não pode fazer dívidas ou compras em nome do condomínio.

Quais são os passos para eleger um conselho?

Os procedimentos e regras para a eleição do conselho fiscal do condomínio devem constar na convenção ou regimento. Entre os 3 membros a serem eleitos (o Código Civil não determina que sejam condôminos, mas é o que costuma ocorrer), um deles é o presidente. Para otimizar o processo e aproveitar a presença de todos na assembleia, a eleição geralmente é realizada juntamente com a eleição de síndico, considerando o voto da maioria dos condôminos presentes.

Os critérios para candidatura devem ser descritos na convenção ou regimento interno condominial e, portanto, são variáveis. O mais recomendado é que os membros do órgão sejam proprietários dos imóveis, mas alguns condomínios permitem a participação de procuradores, inquilinos e demais ocupantes. A opção por eleger chapas fechadas ou integrantes avulsos também fica a cargo de cada condomínio.

É interessante, ainda, considerar a eleição de suplentes para os conselheiros — essas pessoas poderão assumir as tarefas do órgão caso algum integrante precise se ausentar, evitando a necessidade de remarcar assembleias de condomínio.

Quais os problemas comuns de um conselho fiscal e como solucioná-los?

De modo geral, existem alguns problemas que podem acontecer com a atuação do conselho fiscal em um condomínio e há uma forma muito simples de solucioná-los.

Não tomar iniciativa por receio de confronto com o síndico

Um dos problemas que geralmente acontecem em um condomínio é quando o conselho fiscal acaba não tomando iniciativas, como correr atrás de informações relevantes sobre a administração, por ter medo de confrontar o síndico.

Muitas vezes as pessoas preferem evitar conflitos do que esclarecer algumas dúvidas que podem gerar uma discussão. Contudo, é um direito do conselho tomar conhecimento da gestão do síndico, dos serviços que estão sendo feitos e não só trazer transparência para os outros moradores como também ajudar o síndico.

É importante sempre correr atrás, cobrar o síndico sobre o atraso na prestação de contas e não enrolar para analisar as finanças. Portanto, os componentes do conselho não devem deixar de agir, questionar e tomar conhecimento dos assuntos por terem medo de um confronto. Afinal de contas, todos ali estão trabalhando para um bem comum, que é a melhoria da qualidade de vida dos moradores do condomínio.

Não ter conhecimento contábil

Quando se faz parte de um conselho fiscal, é necessário saber, pelo menos, o básico sobre contabilidade, afinal, a principal função desse grupo é analisar como anda a administração financeira do condomínio. Então, não ter esse conhecimento pode trazer alguns problemas.

O ideal é sempre eleger membros que sabem trabalhar com esse tipo de assunto, entendem de contabilidade e tenham proatividade nas funções passadas a eles. Os moradores devem sempre cobrar isso do conselho.

Não ter a transparência e agilidade do síndico

Isso é um problema que impacta o conselho fiscal, pois não ter transparência e agilidade do síndico pode prejudicar todos os componentes em suas funções. Eles não terão conhecimento do que acontece com a administração financeira do condomínio e não poderão passar as informações para os outros moradores.

Dessa forma, é muito importante que o conselho cobre uma posição do síndico e também busque um apoio da administradora do condomínio. Com isso, eles vão ter um entendimento maior sobre o processo administrativo e a convenção, tendo também mais segurança para analisar a prestação de contas e aprender noções financeiras básicas.

Não prestar contas para os moradores

A prestação de contas é algo muito importante que deve ser passado para todos os moradores do condomínio. Afinal, eles têm todo o direito de saber para onde vai o dinheiro deles, quanto tem entrado mensalmente para o caixa do condomínio e quais têm sido os investimentos para melhoria do prédio. Não repassar essa prestação de contas é um erro gravíssimo, tanto da parte do conselho fiscal como também do síndico.

Esse problema pode acabar gerando suspeitas dos moradores sobre o que é feito com o dinheiro do condomínio. O ideal é sempre passar essas informações e de preferência em uma assembleia na qual esteja a maioria dos condôminos. O conselho deve demonstrar todos os documentos sobre a prestação de contas, como o balancete, planilhas de despesas e entradas, recibos de serviços pagos, dentre outros. É importante sempre ter transparência nesse momento.

Não acompanhar os gastos

Quando o conselho fiscal não acompanha os gastos do condomínio, ele não está exercendo as suas funções não é mesmo? O intuito desse grupo é fiscalizar tudo o que entra e sai do caixa do condomínio. Então, se ninguém estiver acompanhando, não vai ter como fiscalizar nada.

Portanto, o conselho nunca deve deixar de acompanhar os gastos e cobrar uma satisfação do síndico sobre as despesas e pagamentos que o condomínio realiza. Dessa forma, os membros conseguem manter o controle e vão conseguir passar as informações mais importantes para os outros moradores que os elegeram.

Não assessorar o síndico

Por fim, outro problema que pode acontecer e deve ser evitado é quando o conselho fiscal não presta uma assessoria adequada para o síndico. Ele é responsável por muitas funções e, para que a coisa funcione, é necessário que ele tenha uma certa ajuda.

O conselho fiscal pode assessorá-lo em diversas questões a respeito da administração financeira do condomínio. Quando não se presta esse serviço, pode haver impactos na prestação de contas, na transparência do condomínio e na fiscalização do que tem sido gasto.

Como lidar com a falta de transparência na gestão?

A questão da ausência de transparência do síndico é o mais crítico dos problemas — se ele não disponibiliza a documentação mensal para análise, por exemplo, as despesas do condomínio não podem ser conferidas. Em um primeiro momento, os conselheiros podem solicitar os documentos de maneira amistosa, reforçando a importância dessa conferência financeira. Caso o atraso continue, o órgão pode buscar obter a pasta junto à administradora.

Em casos mais extremos, quando o conselho fica sem a pasta por mais de 2 meses, é possível convocar uma assembleia especial para que o síndico se retrate. Se o mesmo não apresentar explicações convincentes, pode-se pedir sua destituição. O condomínio também pode iniciar uma ação contra o síndico, exigindo a prestação de contas do período desejado.

Por fim, vale ressaltar que o conselho fiscal do condomínio é uma parte muito importante da gestão. Contudo, para que haja eficiência e não existam conflitos, é preciso que os moradores saibam eleger as pessoas mais adequadas para exercer as funções.

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