Fazer mais por menos: saiba como otimizar o tempo alocado a cada cliente

Gestão administrativa, gestão financeira, gestão de assuntos jurídicos e, em alguns casos, gestão de RH para terceirizados. Esses são, em resumo, os serviços prestados pelas administradoras de condomínios. Na prática, porém, os processos que essas quatro esferas envolvem não podem ser enumeradas tão facilmente.

Do cadastro de proprietários à manutenção, da previsão orçamentária à geração de cobranças, gerenciar condomínios é um trabalho complexo.

Em meio à correria da rotina, nem sempre sobra tempo para prestar um serviço personalizado, resolvendo demandas especiais com total dedicação. Isso é importante porque, no fim das contas, é nessas horas que o cliente enxerga mais valor no serviço.

Por isso, separamos dicas simples para administradoras otimizarem o tempo alocado a cada cliente. Confira!

Centralize informações

Cada administradora trabalha de um jeito, e cada funcionário da equipe também tem uma maneira própria de se organizar. Mas isso não pode significar processos não padronizados, cheios de etapas improvisadas, e informações espalhadas em planilhas dispersas.

Uma forma eficiente para começar a economizar tempo é centralizar as informações necessárias para a gestão em um local acessível a toda a equipe financeira. Manter dados atualizados e sempre à mão é, de fato, um trabalho contínuo, mas que poupa tempo. Especialmente porque, dessa forma, sua equipe também estará reduzindo a possibilidade de erros e evitando retrabalho.

Mantenha o foco no que gera valor

Como dissemos, o valor do serviço prestado pela administradora é visto de forma muito clara quando uma demanda especial é resolvida. Trabalhos como esses, que exigem talento, conhecimento e relacionamento humano, devem ser o principal motivo para ter uma equipe especializada.

Por outro lado, processos mecânicos como a emissão de cobranças e a conciliação bancária podem ser automatizados. A possibilidade de processar esse tipo de dado em lotes, em vez de lançar cada boleto um a um, chega a poupar dias de trabalho. E, mais uma vez, também evita erros e retrabalho.

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