Inadimplência: como fazer uma carta de cobrança para os condôminos?

Inadimplência em condomínio — uma palavra que assusta qualquer administradora. Ainda mais quando é revelado que 63,4 milhões de brasileiros estão com o nome na lista de devedores. Isso porque um alto número de pagamentos em atraso pode comprometer o orçamento do condomínio, inviabilizar alguns investimentos em melhorias e colocar o prédio em dívidas com as despesas.

É inevitável, o momento de fazer uma cobrança vai chegar, e existem formas de que essa tarefa seja feita de forma menos desagradável e que não comprometa a relação com o condômino, sem deixá-lo constrangido com a dívida. Esse desafio pode ser superado, garantindo que o pagamento seja feito. Contudo, também é importante entender quando fazer essa cobrança e quanto tempo é plausível a pessoa ficar inadimplente.

Um instrumento que pode ajudar a diminuir essa realidade é a carta de cobrança. Contudo, muitos não sabem como elaborar esse documento da melhor forma. Preparamos este artigo para orientar as administradoras a fazer uma carta de cobrança para condomínios eficiente.

Quanto tempo a pessoa pode ficar inadimplente?

A inadimplência começa a ser contada a partir do primeiro dia após o vencimento do pagamento, porém, convém ao condomínio aguardar um período antes de começar a cobrança. Esse prazo geralmente é de 30 dias, onde o condômino inadimplente pode quitar a dívida no banco com os devidos juros e multa inclusos.

Portanto, após esses dias 30 dias, o síndico ou administradora podem começar uma abordagem para cobrança, enviando inicialmente a carta que foi citada. Vale ressaltar que antes de cobrar, é necessário verificar no banco se o pagamento foi feito, pois sempre tem um tempo para compensação do pagamento e pode ser que você cobre uma dívida que já foi quitada.Existem softwares para administração de condomínios que podem auxiliar no controle de inadimplência, informando o síndico  quando deve cobrar novamente o condômino.

É importante sempre conferir na convenção de condomínio ou no regimento interno se existe alguma cláusula específica para esse tipo de prazo para a inadimplência, agindo de acordo com o que foi determinado nesses documentos.

Agora, caso nenhum desses prazos seja suficiente e a dívida for muito grande, você pode medir esse grau de flexibilidade para o pagamento, realizando um cálculo para saber quanto tempo essa inadimplência pode ficar ativa sem comprometer o caixa do condomínio.

Por que enviar uma carta de cobrança?

Existem diversos benefícios no envio de uma carta de cobrança. Um deles é lidar com os inadimplentes de forma amistosa e prática. Isso evita que ações judiciais sejam iniciadas. Na verdade, é uma medida extrajudicial, que coloca nas mãos do devedor a responsabilidade do débito ser protestado na justiça ou não.

Como é um documento que exige a quitação de uma dívida, alguns acham que a mensagem deve ser ameaçadora e ríspida. Pelo contrário, o melhor é um tom de escrita amigável e conciliador, afinal, se o devedor for coagido, as chances de pagamento são menores.

Como elaborar esse documento?

Seguindo algumas normas de educação e de escrita, a carta de cobrança poderá ter um efeito muito positivo. Às vezes, até maior que uma ação judicial. Vejamos algumas estratégias para acertar na elaboração desse documento:

Pense no destinatário

Antes de iniciar a escrita, analise o perfil do condômino. Normalmente, há quatro grupos de devedores:

  • os esquecidos, que perdem o prazo de vencimento das contas com facilidade;
  • os desorganizados, que pagam as dívidas, mas no meio de tantos boletos, alguns somem;
  • os com dificuldades financeiras, que não têm condições de arcar com o pagamento das contas;
  • os de má-fé, que voluntariamente decidem não pagar os débitos.

Entretanto, como uma administradora de condomínio descobre em que grupo está um condômino inadimplente? Por meio do histórico de quitações. Aquele que, com frequência, quita a parcela do condomínio depois do vencimento, provavelmente está na primeira ou na segunda categoria.

Já a pessoa que cumpre com disciplina o pagamento por um bom tempo e, de repente, começou a atrasar, talvez se enquadre no terceiro grupo. Por fim, condôminos que sempre descumprem o vencimento e só quando são coagidos quitam, mas retornam a faltar com o pagamento, encaixam-se no quarto grupo.

Não importa qual seja o perfil do devedor, a carta de cobrança precisa ser amistosa. Contudo, haverá uma mensagem com um tom mais rigoroso para os que agem de má-fé. Enquanto, para esses, um alerta sobre uma ação judicial futura seja o ideal, aos outros pode ser concedida uma oportunidade de diálogo para um aumento de prazo ou renegociação.

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Decida a melhor forma de envio

Atualmente, muitos têm acesso a aplicativos de comunicação e ao e-mail. Essa última ferramenta facilita o envio da carta de cobrança, além de ser um meio seguro e um comprovante importante para a administradora guardar.

No entanto, é muito perigoso encaminhar a carta de cobrança por meio do chat das redes sociais e outros aplicativos de mensagens. Há o risco de exposição ou vazamento do documento. O que levaria a empresa a descumprir o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor.

A forma mais tradicional é a carta impressa. Embora, devido a alguns contratempos, como a mudança de endereço, ela possa não chegar ao destinatário. Por isso, é necessário encaminhar por SEDEX ou como carta registrada do condomínio. Dessa forma, é possível acusar o recebimento.

Tanto o telefone quanto os aplicativos de mensagens devem ser um complemento ao envio da carta impressa ou do e-mail, na hipótese do destinatário não responder a essas comunicações. Mesmo nessa situação, talvez não seja necessário reenviar a carta de cobrança, mas apenas uma notificação perguntando se a carta ou e-mail foi recebido.

Aja com discrição

A discrição é uma forma de respeito pela reputação do condômino. Então, no envelope da carta de cobrança não deve ficar claro que o assunto se refere a uma dívida. Quando a administradora ligar para o devedor, é preciso ter certeza que se está falando com a pessoa certa. Esse cuidado protegerá o condômino e a empresa.

Inclua as informações necessárias

O Código de Defesa do Consumidor elenca as informações que precisam constar na carta de cobrança para que tenha validade. São eles:

  • dados atualizados do inadimplente;
  • motivo da carta;
  • possibilidade de negociação;
  • medidas adicionais;
  • canais de contato com a administradora.

Algumas administradoras incluem em anexo na carta impressa ou e-mail uma cópia do boleto com o valor da prestação atrasada. É uma forma de facilitar o pagamento da dívida.

Adote o modelo correto

Na redação da carta de cobrança, é aconselhável que a linguagem seja neutra e o conteúdo bem conciso (ou seja, sem palavras desnecessárias), além de evitar o excesso de formalidades. Temos alguns exemplos que podem ser úteis:

  • Cidade, data;
  • Prezado (a), (nome completo);
  • Identificamos que não está incluído em nosso sistema o pagamento do mês (mês)/(ano), referente ao valor do condomínio. A prestação de (valor da quantia) venceu em (dia). Por favor, pedimos que quite esse valor até (data);
  • Se esse débito já foi pago, pedimos que desconsidere esta mensagem;
  • Atenciosamente;
  • (nome);
  • (cargo);
  • (administradora).

Em outra situação, quando a carta de cobrança é destinada para um condômino que não deu atenção às tentativas de renegociação ou ignorou as mensagens, um tom mais rigoroso deve ser adotado. Um modelo interessante seria:

  • Cidade, data;
  • Prezado (a), (nome completo);
  • Tentamos entrar em contato algumas vezes para renegociação da dívida de (valor da quantia). Por favor, faça contato urgentemente com a nossa central de atendimento pelo telefone (número), até o dia (data);
  • Queremos evitar a necessidade de novas tentativas de cobranças, que, daqui por diante, serão feitas judicialmente. Nossa intenção é facilitar o pagamento referente à prestação do mês(es), que venceu no dia (data do vencimento);
  • Atenciosamente;
  • (nome);
  • (cargo);
  • (administradora).

O que fazer caso não haja resposta após o envio de duas cartas de cobrança?

Depois que as cartas de cobrança foram enviadas e a administradora ou o síndico não obtiveram nenhuma resposta a respeito do pagamento, chega o momento de tomar algumas medidas. Primeiro, pode ser feita uma tentativa amigável pessoalmente, reafirmando a inadimplência e propondo uma negociação dos valores. É necessário que essa abordagem seja feita sem a presença de nenhum outro condômino, para não haver constrangimentos.

Caso essa abordagem também não traga resultados, existem algumas penalidades que são permitidas, como a multa de 2% do pagamento e os juros de até 1% ao mês. A administradora e o síndico também podem proibir o morador de participar de votações em assembleias do condomínio.

Também é permitido, em alguns estados do país, o protesto dos boletos vencidos. Esse tipo de cobrança é regulamentado pelo Novo Código Civil e diminuiu bastante o número de inadimplentes em condomínios. Visto que, após o protesto, muitos devedores procuram a administradora para poder negociar e quitar a dívida.

O segredo é sempre tentar impedir que essas inadimplências ocorram, para que não seja necessário fazer essas cobranças.

Algumas medidas importantes que podem ser tomadas são:

  • construa um bom relacionamento com o condômino;
  • escolha uma data de vencimento que seja ideal para o morador;
  • use um sistema de gestão voltado para controlar e reduzir a inadimplência;
  • faça um aviso pré-vencimento;
  • disponibilize ferramentas fáceis para gerar os boletos.

Cobranças de dívidas não são fáceis e, por vezes, é mais difícil ainda receber esses valores. Entretanto, se a administradora usar de profissionalismo e adotar as estratégias certas para enviar a carta de cobrança no condomínio as chances de pagamento serão maiores.

O que achou de nosso artigo? Gostou das dicas? Então, leia sobre os 10 pilares para gestão de condomínios!

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