Como aumentar a eficiência operacional na administradora de condomínio?

Você considera a sua administradora de condomínios 100% eficiente? Muitas empresas falam da necessidade de ‘produzir mais com o menor recurso possível’. Essa é a definição de eficiência que administradores acreditam. Não é uma visão totalmente errada, entretanto, não é ideal se limitar somente a isso, concorda? Realmente, administradoras necessitam que seus funcionários produzam mais com menos recursos. Porém, a eficiência deve alcançar mais do que os processos internos da sua empresa, ela deve chegar à experiência de seus clientes. Neste artigo, vamos te mostrar como aumentar a eficiência operacional na administradora de condomínio e economizar até 50% a jornada de trabalho de seus funcionários.

 

Transformação digital para aumentar a eficiência operacional na administradora de condomínio

Ter as pessoas certas na equipe, saber onde quer chegar e otimizar o trabalho de seus funcionários. São os três direcionamentos que todo administrador deve ter em mente para aumentar a eficiência e trazer bons resultados para sua empresa. 

Mas, como fazer isso? É fato que a tecnologia atingiu todos os segmentos. Ela permitiu maior agilidade e o restringimento de falhas. Então, se é mais ágil e diminui falhas, logo, aumenta a produtividade, certo? Acreditamos que a eficiência operacional é consequência de uma transformação digital na sua empresa. Porém, eficiência e digitalização, não dependem somente de implantação de tecnologias. Nós vamos explicar porquê.

 

Como está a transformação digital na sua empresa? 

Você sabia que, atualmente, somente 4% das empresas do Brasil tratam a inovação digital como prioridade? Isso ocorre por uma noção equivocada sobre a digitalização. A primeira coisa que devemos ressaltar é que: transformação digital tem mais a ver com mindset do que com a tecnologia. Além disso, muitas empresas não enxergam valor na transformação e imaginam que ela não consiga aumentar a eficiência operacional na administradora de condomínio. Entretanto, essa falta de valor pode ser um erro, e isso acaba refletindo na forma como ela vem sendo implementada na empresa. O fato é que, quem não adotar essa mudança, certamente, ficará para trás no mercado.

Sendo assim, a transformação digital feita de forma equivocada pode ser uma ilusão e parecer um investimento com pouco retorno. Mas, o que de fato é transformação digital? Como ela vai te ajudar?

 

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Como fazer a transformação digital na sua administradora de condomínios

A transformação digital é mais do que automatizar processos em determinados setores da empresa. Ela consiste em revolucionar toda forma de trabalhar da empresa e isso impacta na cultura, experiência oferecida aos clientes, posicionamento do negócio no mercado e incremento de novas tecnologias. E quando falamos em revolucionar, não pense como algo tão distante da realidade e pouco provável de acontecer.

Isso porque, a transformação digital está ligada diretamente à capacidade que uma administradora de condomínios tem em poder lidar com mais clientes e proporcionar melhores experiências para o consumidor final, o condômino. Então, além de otimizar os serviços e processos da sua empresa, a transformação digital otimiza a experiência do seu cliente final.

 

Contrate as pessoas certas

Para iniciar a transformação digital, é necessário que você tenha funcionários com mindset para mudança e que possuam a transformação digital como meta. Ou seja, funcionários que estejam preparados e que queiram a inovação.

Mas, o que de fato é estar preparado para a inovação? Com a transformação digital acontecendo, cada vez mais, serão necessários os funcionários proativos, com alta capacidade de decisão. Isso porque, a inovação exige soluções ágeis. Sendo assim, é imprescindível funcionários com maior autonomia, responsabilidade, que acreditam que a inteligência e a excelência são adquiridas através de esforço, que tenham uma visão otimista e que sejam resilientes.

Tendo em vista que, cada vez mais, os funcionários serão responsáveis pelas decisões, eles terão que estar preparados para as consequências, feedbacks e resultados. Resumindo: o funcionário será mais independente no processo. 

Logo, contratar pessoas certas, está cada vez mais ligado a parte comportamental do que à habilidade, concorda? Ter a certeza que pode contar com seu time para chegar onde pretende, faz toda diferença.

 

Avalie a cultura da sua empresa

Bom, agora que você contratou as pessoas certas, é hora de avaliar a cultura da sua empresa. É importante criar um ambiente que encoraje pessoas a pensar criativamente em busca dos resultados esperados. Essa mentalidade permite que funcionários sejam mais proativos e trabalhem juntos  em busca do objetivo final da administradora.

Por isso, é importante ter reuniões semanais para troca de ideias entre o time e setores diversos. Assim, todos estarão alinhados sobre o trabalho que vem sendo feito. Manter o rito de encontro semanal com o time, engaja a equipe e favorece a colaboração entre funcionários.

 

Desenhe e agilize processos

Bom, até aqui, você já acertou na contratação dos funcionários. Eles têm mindset para mudança, estão preparados e motivados para a inovação. Além disso, você escalou estrategicamente o crescimento da sua empresa e sabe exatamente onde atuar para crescer exponencialmente. Agora, você precisa desenhar seus processos atuais para estruturar o workflow da sua administradora de forma eficiente.

 

1 – Use a tecnologia como aliada

Após desenhar o fluxo de trabalho atual da sua administradora, é hora de avaliar se o seu software atual está cumprindo a missão de transformar digitalmente sua empresa. O seu sistema atual é capaz de reduzir e otimizar processos manuais tanto para seus funcionários, quanto para seus clientes?

Um bom software para administradora permite economizar o tempo da jornada de trabalho de seus funcionários. Assim, a sua equipe terá menos trabalho manual e poderá se tornar altamente estratégica, atuando na captação de mais condomínios e na satisfação dos atuais. Além disso, um sistema eficiente proporciona melhores experiências para o seu cliente, já que os procedimentos online tendem a ser mais inteligentes.

 

2 – Insira metodologias ágeis

Além de contratar um bom software, crie fluxos de entregas rápidas para seus clientes, através de metodologias ágeis. Esses métodos promovem o trabalho em equipe, organização e a comunicação, com foco na experiência do cliente. 

Basicamente, as metodologias ágeis envolvem 4 valores principais:

  • Funcionários e a interação entre eles a fim de reduzir processos;
  • Software para registro a fim de reduzir documentos complexos;
  • Conversas com o cliente a fim de deixar o projeto mais alinhado;
  • Ser flexível e entender que imprevistos e mudanças existem.

Desenhando processos com esse escopo, você tende a ter mais agilidade e qualidade. Dessa forma, os funcionários estarão alinhados com a expectativa do cliente e trabalharão em equipe para o objetivo final.

 

DEFINA SUAS MÉTRICAS. ENVOLVA SEU TIME!

Bom, agora que você já tem o software ideal para a sua administradora, formou a equipe que gostaria e desenhou estrategicamente os processos da sua empresa, é hora de definir suas métricas. Isso é: qual o objetivo final de todo esse processo? Quais os principais indicadores do negócio? Faça uma lista dos mais importantes e compartilhe com seu time. Uma vez que você os define, toda a sua equipe trabalhará em busca de um bem comum: os resultados. 

 

VEJA NA PRÁTICA EXEMPLOS DE TRANSFORMAÇÃO DIGITAL AJUDANDO UMA ADMINISTRADORA:

Imagine que sua Administradora trabalhe com um software que não tenha a transformação digital como meta principal e faça a gestão de vários condomínios, com média de 500 unidades. Em um desses condomínios, existe um espaço de lazer sempre bem disputado entre os condôminos. Caso algum morador pretenda usar a área, ele deve realizar o agendamento com antecedência.

Sem um software que otimize o processo de atendimento e reserva na administradora, o condômino entrará em contato, através de ligação telefônica, para fazer a locação. Um funcionário da sua empresa será o responsável pela  tarefa de atender o condômino, verificar se há a possibilidade e retornar o contato quando o espaço de lazer estiver disponível.

Ou seja, além do gasto que você tem com esse funcionário (tendo em vista que são muitas unidades) e o tempo que ele consome na execução dessa tarefa, o condômino ainda tem uma experiência cansativa de ter que telefonar e esperar algum retorno da administradora. Muito chato isso tudo, concorda?

Outro exemplo de experiência ruim para o cliente com atividade simples do cotidiano de um condomínio, é a emissão de 2ª via do boleto. Na maioria das vezes, se a empresa não possui um software que otimize a comunicação entre condômino e administradora, é necessário que o cliente solicite o documento via telefone ou e-mail. Somente quando for possível, a administradora enviará a segunda via.

Ou seja, você tem que alocar funcionários direcionados para essas pequenas funções, além de ter processos manuais e morosos. O que atrapalha na eficiência operacional e também oferece ao cliente uma experiência cansativa e lenta com seu serviço.

Mas, não se preocupe! Nós vamos te dar exemplos de que, situações como as que citamos acima, não precisam existir se sua administradora tiver trabalhando com o software certo.

 

Transformação digital ajudou a administradora de Luciano Gonçalves!

Esse atraso nas atividades incomodava bastante Luciano Gonçalves, diretor da Proade Administração de Condomínios. Isso impactava bastante na eficiência da sua empresa e o atrapalhava no objetivo de atender mais clientes. Em busca de otimizar esses serviços, ele contratou um novo software para a sua administradora, o Condomínio21 e o Com21. Mais do que otimizar o trabalho de seus funcionários, com o novo sistema, ele transformou a experiência do consumidor final de seu serviço.

No lugar de ter que entrar em contato com a administradora e esperar o retorno para saber se o agendamento da área de lazer é possível, os clientes de Luciano Gonçalves passaram a verificar a disponibilidade dos espaços do prédio através de um aplicativo, em que é possível saber os dias disponíveis para locação e receber notificações para confirmação de agendamento. Tudo na palma da mão, pelo celular. Sem a necessidade de processos manuais e demorados, tanto para os funcionários, quanto para os condôminos.

Na imagem abaixo, mostramos a tela do aplicativo COM21, onde é possível reservar qualquer área do prédio com poucos cliques!

com21

 

Geisiane conseguiu economizar 50% da jornada de trabalho de seus funcionários

Veja o caso de Geisiane Cipriano, diretora da Potencial Administradora, ela transformou o setor de compras da sua empresa. Com processos manuais e arcaicos, ela tinha muito trabalho manual e demorava para atender a demanda de seus clientes. Com isso, ela não conseguia expandir a sua carteira comercial. Foi quando optou por um software da Group: o Group Saver.

Os resultados foram tão magníficos que Geisiane conseguiu economizar até 50% da jornada de trabalho de seus funcionários do setor.

Na hora de contratar um sistema para sua administradora, opte por um software que atenda especificamente o seu negócio e que permita direcionar o crescimento da sua empresa. Portanto, busque referências no mercado: o que as principais administradoras estão fazendo? Quais softwares elas usam? Esse software é bem recomendado? Ele permite o crescimento escalonado? São perguntas que devem ser feitas para a avaliação de um bom software.


Deduzimos então que, para qualquer empresa aumentar a sua eficiência operacional, é necessária a transformação digital! E aí, na sua administradora, você já iniciou a inovação digital? Se sim, ela vem sendo feita de forma correta? Seguindo todos esses direcionamentos e dicas, você com certeza aumentará a produtividade e consequentemente, os seus resultados da sua administradora!

Que tal conferir mais dicas de como escolher um bom software para a sua administradora? Te mostramos em nosso guia sobre sistema de administração de condomínio.

 

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