Veja como organizar uma assembleia virtual no condomínio

Como solução para resolver assuntos referentes ao condomínio é realizada periodicamente uma reunião com os moradores do prédio. Nesse evento, são discutidos e votados temas que vão promover o bem-estar de todos. Sendo assim, como forma de tornar essa tarefa mais prática e garantir a maior participação dos condôminos, foi desenvolvida a assembleia virtual.

Ela tem atraído cada vez mais adeptos, isso porque se trata de uma alternativa simples e prática para resolver assuntos que requerem uma resposta rápida. Contudo, é preciso manter atenção às decisões que serão tomadas para evitar desentendimentos e insatisfações.

Sendo assim, preparamos este artigo com as principais informações sobre como organizar uma assembleia virtual. Quer saber mais sobre o assunto? Então, acompanhe a leitura!

O que é uma assembleia de condomínio?

A assembleia de condomínio é um evento no qual os moradores se reúnem para conversar e analisar propostas que tenham como finalidade melhorar a vida de todos. Além disso, por meio dos votos, são tomadas decisões sobre questões administrativas e que afetam o dia a dia do condomínio.

Ou seja, é um evento que tem como objetivo tirar dúvidas dos moradores, debater assuntos importantes, se informar sobre o desempenho do trabalho do síndico e, principalmente, dos responsáveis pela administração do condomínio. Diante disso, as assembleias podem ocorrer de quatro formas:

  • Assembleia Geral Ordinária (AGO): uma vez por ano é realizada obrigatoriamente a AGO. Essa assembleia tem o objetivo de analisar a aprovação das despesas dos últimos 12 meses, definir a previsão orçamentária para o próximo ano e fazer alterações na convenção de condomínio. Além disso, é nesse momento que ocorrem as eleições para os cargos de síndico, subsíndico e conselho fiscal;
  • Assembleia Geral Extraordinária (AGE): já a AGE tem a finalidade de discutir e solucionar situações de emergências que envolvam despesas inesperadas, além de tratar sobre assuntos de forma geral que não foram abordados pela AGO;
  • Assembleia Geral de Instalação (AGI): é realizada após a entrega do condomínio pela incorporadora. Na AGI é feita a contratação do seguro obrigatório, inscrição de CNPJ junto à Receita Federal e a eleição para eleger o primeiro síndico e a equipe condominial.

Quais são os benefícios da assembleia virtual?

Como vimos, o objetivo das assembleias de condomínios é discutir e decidir situações que fazem parte da rotina dos condôminos. Nesse sentido, a assembleia virtual nada mais é que uma versão online da reunião tradicional.

No entanto, as vantagens de optar pela assembleia virtual é o que de fato faz a diferença. Para você compreender isso melhor, separamos alguns benefícios que essa nova versão oferece. Confira!

Maior participação dos condôminos

Devido à correria do dia a dia, é bastante comum ocorrer faltas na realização da assembleia. Por isso, optar por um sistema que permite que o condômino escolha a hora e o momento para fazer a votação é, sem dúvidas, uma ótima alternativa.

Isso porque o condômino terá a praticidade de emitir seu voto diretamente do celular, dispensando a necessidade de um encontro presencial. Ou seja, essa ação garante mais agilidade e precisão no processo de decisão, além de poupar o tempo de todos os envolvidos.

Também, a assembleia virtual diminui as chances de os condôminos não conseguirem votar (por falta de comparecimento) e impede que ocorram situações desagradáveis, como desentendimentos entre os participantes. Ou seja, é uma ferramenta que facilita a participação de todos, aumentando o engajamento dos moradores.

Maiores quóruns

O maior engajamento dos condôminos vai refletir no aumento de novos quóruns. Essa ação possibilita a resolução de situações que seriam muito difíceis de resolver em uma assembleia presencial, como é o caso da votação para alterar a convenção do condomínio.

Reduz a falta de objetividade

Um dos principais motivos para ocorrer um número significativo de faltas nas assembleias presenciais é a falta de objetividade. Ou seja, assuntos que poderiam ser resolvidos em questões de minutos acabam levando horas e isso gera como consequência a ausência da participação dos condôminos.

Contudo, a partir do momento em que é feita a assembleia virtual esse problema é solucionado. Já que o processo necessário para a tomada de decisão é exercida de forma objetiva e totalmente online, por meio de enquetes disponíveis para a votação em que o condômino responde em pouco tempo.

Economia de tempo e dinheiro

Uma vez implementada a assembleia virtual no condomínio, é perceptível a eliminação dos gastos referentes à locação de cadeiras e outros materiais necessários para realização da reunião. Além disso, por dispensar a necessidade de estar presente, os condôminos gastam menos tempo na decisão dos assuntos do condomínio. Sem contar que o sistema online disponibiliza para os moradores um resumo das discussões que foram realizadas.

Como organizar uma assembleia virtual?

A assembleia virtual funciona a partir de uma plataforma online ou sistema de software, que possibilita que os condôminos tomem conhecimento sobre as questões importantes do condomínio, tudo de forma digital. Por esse motivo, os moradores podem participar das decisões no horário que julgar melhor, dispensando a necessidade de que as votações ocorram simultaneamente.

Dessa forma, toda a realização da assembleia é feita de forma automática, assim como a contabilização dos resultados. No entanto, para que tudo ocorra de maneira correta, é preciso atentar-se para alguns fatores, como:

  • edital e convenção: o primeiro passo para adotar a assembleia virtual é alterar a convenção do condomínio, caso ele determine que as reuniões devem ocorrer de forma presencial. Contudo, para isso, é preciso aprovação de 2/3 dos condôminos. Esse momento também serve para fazer o edital da assembleia;
  • pautas: o ideal é iniciar com pautas mais leves e simples que não vão gerar grandes discussões, para que, assim, ocorra maior aceitação por parte dos condôminos;
  • votações: é importante fazer uso da certificação digital, para que cada morador tenha uma assinatura eletrônica. Esse recurso, além de garantir maior segurança contra o risco de ocorrer fraudes, proporciona maior autenticidade dos votos.

Com base nessas informações, fica claro que a assembleia virtual é uma alternativa segura e eficaz para tratar os assuntos referentes à gestão do condomínio. Além de ser uma forma de promover praticidade e agilidade nas reuniões, oferece diversas vantagens tanto para os administradores quanto para condôminos.

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