Como ter agilidade nos processos da administradora de condomínios?

A agilidade nos processos da administradora de condomínios é um fator de extrema importância. Afinal, essa prática gera um positivo efeito dominó que influencia a eficiência do time, o cumprimento de prazos, o alcance das metas internas, o atendimento ao cliente e a competitividade da empresa no mercado em que atua. Sem falar do estímulo a inovação que vem por meio da implantação de ferramentas otimizadas.

Mas como obter mais velocidade nas demandas da administradora de condomínios? Neste artigo, mostraremos várias estratégias que ajudam a atingir esse objetivo. Falaremos também a respeito de erros que podem bloquear o caminho da agilidade. Acompanhe os próximos tópicos!

Como é possível ter agilidade nos processos da administradora de condomínios?

O livro Built to Last: Successful Habits of Visionary Companies, dos escritores Jim Collins e Jerry Porras, foi produzido com base em uma pesquisa feita com várias empresas que superaram os limites do tempo. Dessa forma, permaneceram sólidas enquanto atravessaram as transformações do mundo corporativo.

Segundo o livro, um dos segredos dessas organizações é a autossuperação, ou seja, a cultura de remodelar processos internos visando a inovação e o alcance da excelência. Mas como uma administradora de condomínios pode adquirir esse mesmo conceito empresarial? Uma das maneiras é agilizar processos. A seguir, apontamos dicas para atingir esse objetivo.

Faça um planejamento

O planejamento estratégico é o princípio da jornada rumo à agilidade nos processos. Com essa prática, os esforços serão bem direcionados. Para isso, os gestores podem utilizar a metodologia SWOT – sigla em inglês para strengths (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças).

A finalidade dessa análise é a obtenção de um diagnóstico completo da realidade de uma organização para expor riscos e melhorias que precisam ser feitas. Desse modo, as probabilidades de sucesso na implementação de um projeto aumentam satisfatoriamente. Para compor a matriz SWOT, primeiramente é preciso identificar os pontos positivos e negativos da sua empresa, e a partir disso, promover melhorias nos aspectos necessários e continuar trabalhando com os pontos positivos que a sua empresa oferece.

Veja um exemplo, os gestores podem analisar o esforço do time em atender aos prazos e a ausência de comunicação eficiente entre os condôminos e a administradora. Em seguida, verificam-se as oportunidades vindas com as mudanças propostas, como a redução do tempo de resposta da empresa em relação às solicitações dos condôminos. Por fim, são analisados possíveis impedimentos, como a falta de capital para investir em tecnologias que otimizam a comunicação.

Escolha boas ferramentas

Uma segunda estratégia é a adoção de tecnologias voltadas para a otimização das demandas. Felizmente, a transformação digital desenvolveu várias soluções para as administradoras de condomínios. Por exemplo, o software para gestão de condomínios eleva a produtividade e a rentabilidade da rotina das empresas.

Entre as funcionalidades estão previsão orçamentária, contas a receber e a pagar, cobrança, fluxo de caixa e prestação de contas. A respeito do recurso contas a pagar, a administradora automatiza:

  • o lançamento das despesas regulares já com a retenção de impostos;
  • a emissão de GPS, DARF, EFD-Reinf, DIRF e informe de rendimentos;
  • o controle das pendências de despesas;
  • o borderô.

Outra ferramenta que confere agilidade nos processos é o aplicativo de gestão condominial. Essa ferramenta tem recursos eficientes, como a exibição de relatórios financeiros, convenções, atas e demonstrativos e também oferece a possibilidade de gerar a segunda via do boleto. Além disso, facilita a comunicação da administradora com os funcionários e condôminos por meio da integração com o PABX e aplicativos de mensagem instantânea.

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Estabeleça metas

Uma empresa que não possui metas é como um navio à deriva. Sendo assim, após o planejamento e a adoção de tecnologias, o próximo passo é o estabelecimento de metas estratégicas. O resultado dessa etapa será alinhamento, direcionamento e engajamento de todos os envolvidos no projeto de otimização dos processos internos.

Algo que pode ajudar é o método SMART – sigla para specific (específica), measurable (mensurável), attainable (atingível), relevant (relevante) e time based (temporal). Para ser específica, a meta precisa ser clara e objetiva. Por exemplo, digamos que o alvo é alcançar a agilidade nas demandas. Mas quem será o responsável por ela? Como será realizada?

Em seguida, acontece o estabelecimento dos resultados esperados e prazos para o alcance do objetivo. Adiante, chega a fase em que os gestores determinam se é possível atingir a meta com base no histórico da administradora e na opinião dos funcionários. Feito isso, acontece a análise da relevância do alvo. Como assim?

Os gestores podem se perguntar: a otimização dos processos impactará no faturamento e na produtividade da administradora? Que outros efeitos positivos essa meta pode gerar? Devemos lembrar que um objetivo sem importância acarreta desperdício de tempo e esforço.

Por fim, é o momento de propor um prazo. Depois de muito estudo, os gestores talvez decidam que todo o projeto para a elevação da agilidade nas demandas levará seis meses. Nessa época, haverá uma reunião para analisar os resultados. Com certeza, uma data específica motivará o entusiasmo do time interno.

Mensure os resultados

Durante o período estabelecido para a implantação da meta, o uso de indicadores de desempenho garantirá que a equipe não fique perdida. Uma metodologia que pode ser usada é a OKR – sigla em inglês para objectives and key results (objetivos e resultados-chave). Vamos entender como aplicá-la no projeto de agilização de demandas.

Funciona assim, digamos que um dos objetivos é a redução na inadimplência dos condôminos. Como resultados-chave, os gestores podem incluir: organizar o controle de pagamentos, automatizar o envio de notificações e propor algumas medidas preventivas. Todos esses resultados servirão como parâmetros ou degraus que levarão ao patamar no qual está a meta principal.

Quais erros podem impedir a agilidade dos processos?

Podemos apontar alguns erros que impedem a agilidade nos processos da administradora de condomínios. Um deles é a falta de comunicação entre a empresa e os condôminos. Sem essa interação, toda a gestão é comprometida, uma vez que reclamações, opiniões, pagamentos, notificações, entre outros aspectos, não ocorrem com efetividade. Sendo assim, não há como cumprir as demandas internas com qualidade.

Outra falha é o baixo investimento em tecnologia. Sem as ferramentas virtuais, a administradora não consegue aprimorar suas práticas, inovar e oferecer serviços de excelência. Dessa forma, os processos permanecem morosos ou bloqueados. Um dos resultados negativos é a perda da credibilidade da empresa.

Enfim, o melhor caminho para obter agilidade nos processos da administradora de condomínios é utilizando estratégias inteligentes. Como vimos, com um pouco de estudo, estabelecimento das metas certas e implantação de ferramentas virtuais, a administradora alcançará o sucesso nesse e em outros projetos internos.

O que achou de nosso artigo? Entendeu como otimizar as demandas? Aproveite para saber como melhorar a transparência da prestação de contas da administradora!

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