Administração de condomínios: confira 7 dicas imperdíveis

A administração de condomínios é uma tarefa árdua e que exige rígido controle dos processos. É preciso estar à frente de temas como contabilidade, finanças e questões civis, além de compreender os direitos dos moradores.

Em muitas das vezes, ainda é preciso resolver conflitos entre os residentes.

A boa notícia é que é possível não só dar conta de todas as responsabilidades, como também ter um ótimo desempenho. Neste post, listamos 7 dicas indispensáveis para otimizar a administração de condomínios. Confira!

1. Organize as contas

As contas não param de chegar quando se trabalha com a gestão de condomínios. Por isso, é importante manter uma rotina para organizar o pagamento dos débitos, assim como dos recebimentos, evitando inadimplência.

Ao mesmo passo que os boletos são organizados, é preciso já ir categorizando os gastos para ter uma prestação de contas transparente e satisfatória. Utilize pastas com divisões para os gastos anuais, semestrais, mensais e semanais.

Além disso, mantenha em arquivo separado as obrigações com os funcionários e contratados, pois eles precisam de um cuidado especial por envolverem seguros sociais e impostos trabalhistas.

2. Faça um planejamento financeiro

Quando começamos a mexer com a gestão financeira é que notamos que há necessidade de uma boa organização para a administração de condomínios — afinal, são muitas responsabilidades, e uma simples falha pode gerar incômodos enormes, que chegam à esfera jurídica.

Além dos cuidados com o planejamento financeiro, a administração de condomínios também precisa pensar em organizar:

  • Atividades de férias para as crianças;
  • Medidas de segurança durante as férias;
  • Atas e suas redações;
  • Treinamento de funcionários;
  • Documentos e regulamentações.

A rotina do administrador de condomínio precisa contemplar as necessidades dos seus condôminos, abrindo disponibilidade para mediar situações e resolver pendências. Por isso, é importante organizar bem a agenda e garantir que haja espaço para o atendimento presencial aos residentes.

3. Mantenha e cumpra um checklist de obrigações

Os compromissos são muitos e precisam ser cumpridos com pontualidade – caso contrário, muitos condôminos vão cobrar a administração de condomínios por isso. Confira alguns dos compromissos mais importantes e seus prazos:

Bombeiros

  • Verificação semanal de carga dos extintores, de possível obstrução de saídas de emergência e da funcionalidade das portas corta-fogo;
  • Verificação mensal das mangueiras de incêndio,
  • Treinamento anual da brigada de incêndio.

Funcionários

  • RAIS;
  • Contribuições sindicais;
  • Encargos trabalhistas (FGTS, INSS, PIS etc.);
  • DIRF.

Infraestrutura

  • Limpeza semanal de caixas d’água;
  • Verificação semanal de detalhes corriqueiros nos equipamentos dos elevadores;
  • Vistoria semanal na rede de gás;
  • Manutenção mensal dos elevadores;
  • Verificação mensal de infiltrações e rachaduras;
  • Laudo trimestral de instalações elétricas;
  • Revisão trimestral da qualidade da água das caixas de abastecimento e reserva;
  • Dedetização semestral/anual;
  • Seguro predial anual;
  • Inspeção predial anual.

4. Mantenha as manutenções sempre em dia

A manutenção do condomínio deve estar sempre em dia, sendo planejada para prevenir danos e eventuais reparos, assim como agendada diariamente para consertos corriqueiros. De qualquer forma, essa é uma das principais responsabilidades da administração de condomínios.

É preciso ter pessoal treinado para acompanhar o andamento de obras e ampliações, assim como não deixar de pensar nas áreas de lazer como prioritárias para reparos, pois elas proporcionam conforto e bem-estar aos moradores.

Dê atenção extra aos equipamentos de segurança, como sensores, gravadores e câmeras de vigilância. Opte sempre por fazer backups das imagens, utilizando a nuvem para armazená-las. Esse tipo de cópia de segurança é o melhor caminho para garantir a integralidade dos arquivos.

Leia Mais: Como um plano de manutenção preventiva pode reduzir gastos no condomínio?

5. Entenda que a inadimplência acontece (e tenha uma postura proativa)

O ano de 2018 teve índice recorde de inadimplência, o que impactou diretamente a administração de condomínios. O resultado foi atraso nas mensalidades e até mesmo algumas unidades leiloadas por falta de pagamento.

No entanto, há ações que podem ajudar nos tempos de crise, principalmente no controle da inadimplência. Veja algumas:

  • Recompense os bons pagadores ao estimular o pagamento em dia das mensalidades — pense em brindes pequenos, como canetas ou mesmo descontos;
  • Envie cartas de cobrança para ser mais discreto e garantir que o morador esteja ciente dos débitos;
  • Sempre informe aos residentes as implicâncias do não pagamento das obrigações com o condomínio;
  • Esteja aberto a negociações e, sempre que possível, ofereça parcelamentos, descontos e prazos maiores para saldar o débito;
  • Conheça a motivação da dívida, estabelecendo um padrão e tomando medidas apropriadas para evitar que a situação se repita.

É importante ter em mente que a inadimplência acontece, principalmente em anos que há crise e recessão econômica. O momento atual inspira recuperação, mas lembre-se sempre de negociar e entender a situação dos moradores, priorizando ações que satisfaçam ambas partes.

6. Tenha paciência

Quando convivemos em comunidade, como é o caso dos condomínios residenciais, é preciso ter paciência para ouvir, dialogar e tentar resoluções pacíficas. A paciência deixa de ser uma virtude e torna-se obrigação para mediar todas as relações.

Trabalhe com canais ágeis e eficientes de comunicação, pois somente a informação pode combater discussões eternas e desentendimentos. A resolução de conflitos faz parte das obrigações de um administrador de condomínios, em que a paciência é exigida mais uma vez.

7. Invista em tecnologia

Para uma administração de condomínios eficiente, é bom contar com sistemas especializados de gestão, que auxiliam em várias tarefas do setor — como contabilidade, faturamento, contas a pagar, CRM de funcionários e banco de dados de moradores.

Esses programas têm módulos desenvolvidos especificamente para automatizar tarefas cotidianas, como geração/atualização de boletos, arquivamento de documentos e contas, somas e atualizações financeiras, entre outras atividades.

O controle de inadimplentes é outro ponto que fica facilitado pelos softwares de administração de condomínios. Os recursos tecnológicos controlam prazos, o envio de notificações de pagamento e débito, remetem recibos e notas fiscais e agilizam o atendimento dos moradores.

Também pense em sistemas de segurança para garantir o ano todo, inclusive nas férias, a proteção ao patrimônio e à integridade dos residentes. Sistemas eletrônicos para as portarias são uma ótima pedida.

A administração de condomínios é necessária para ter qualidade nos serviços prestados aos moradores, assim como para proteger o patrimônio. O foco na organização, no investimento em tecnologias e no compromisso com prazos e manutenção deve estar entre as principais preocupações de síndicos e administradoras.

Deseja otimizar a sua gestão de condomínios enquanto oferece bons serviços aos moradores? Entre em contato conosco e saiba como nossos sistemas líderes de mercado podem te ajudar na sua realidade!

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